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如何掌控自己的时间和生活-第2部分
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从某种程度上来说，这种现象只是在最近才刚刚发生。就在不久之前，当人们的选择远没有现在多的时候，他们的生活要比我们简单得多，除了那些特权阶层之外，很少有人会花时间去考虑如何分配自己的时间。他们把大部分时间都用来维持自己的生计。而且人们生活的其他方面还会受到其他因素——比如说传统、宗教、社会阶层、或者是出生地——的影响。
今天，随着社会、经济、人口流动性的增加，以及人们开始拥有越来越多的空闲时间，人们进行选择的机会以及压力都大大增加。选择是一件复杂而困难的事情。尤其是对于女性来说，因为她们所面临的选择要远比以前多得多。
每个人都想占用你的时间
或许你要同时扮演多种角色：你要养家糊口，要陪伴自己的爱人和家人，要打桥牌，要去教堂做礼拜，要参加俱乐部活动，你还喜欢关心政治。所以每一天你都必须在不同的角色之间分配好自己的时间。不仅如此，你还要应付各种意外出现的情况，比如说难缠的客户，他们可能要求你立即送货上门（可你的仓库里却早已没有了存货）；回到家之后，你还要照顾自己的家人；有三个电视网络希望你能观看他们的节目；同时你必须花大量时间来协调客户要求，并试图让所有的人都开心。
有些要求必须得到满足。当你所关心的人遇到重要事情的时候，即便这件事情对你并不重要，你也会提醒自己要抽出时间来帮助对方。
毕竟，从你被一个组织雇佣或者跟某个人结合在一起的那一天起，你就知道自己要在时间分配上牺牲一些自由，并通过这种方式来换取那些对你来说比较重要的东西——爱情、安全、伙伴、金钱、晚餐。没有人能够回避这个事实。有时候你必须做一些别人希望你做的事情。但并非总是如此！
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做你想做的事情
在跟朋友讨论儿子的未来时，瑞德太太坚持认为儿子应该在高中毕业之后去父母的母校读大学。可她的儿子杰克对此却有着其他的想法。他已经厌倦了学校的生活，而且对正规教育的功用产生了怀疑。在他看来，度过今后两年时间的最佳方式就是去旅行。
到底怎样利用杰克的时间才最好呢？虽然瑞德太太和杰克都有着强烈的主张，可这个问题的答案事实上并不清晰。
谁是最终的决定者呢？是杰克。瑞得太太可以说自己有权做决定，可问题是，即便杰克最后去上了大学（比如说为了让父母高兴），那也是出于他自己的决定。
其他人经常会为我们做出各种各样的决定，这种情况并不少见。父母、孩子、配偶、上司、朋友似乎都跟你一样有权对你的时间分配发表意见——有时甚至比你的权利还要大。
这种感觉是可以理解的，但事实却并非如此。无论如何，其他人只能对你利用时间的方式提出建议，却并不能替你做决定——真正的决定者是你自己。你可以选择接受他们的建议，也可以选择拒绝。当然，你必须承担相应的后果，而有些后果是相当严重的。想像一下，你的上司希望你处理某件工作，可你却想着去做其他的事情。这时候，如果你一味坚持自己的想法就很可能因此失去工作。当然，在很多情况下，问题并没有这么严重，我们还都有选择的自由。
有时候你会感觉自己其实并没有太多选择的自由。确实如此。事实上，年龄、教育程度、家庭背景、经济状况、性别和种族都会限制我们进行选择的自由，否认这个事实无疑是愚蠢的。所以要想真正节约时间，一个人最好能够事先对这些因素进行客观的评估，然后接受它们。一味地空想，“要是我能再年轻些……要是我有足够的钱……要是我比现在更穷……要是我能更聪明一些……要是我能比现在更成功一些……”毫无任何意义（当然，你可能会觉得自己可以向着这些方向进行努力）。
我们每个人都会受到自身条件的局限，所以我们也不可能随心所欲地做决定。但在大多数情况下，我们都有选择的自由。如果你觉得是那些因素在控制你的生活，那你纯粹是在开玩笑。或者也可能是因为，即便是在那些你能够控制的领域，你也没有充分发挥自己的主动性。
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无法摆脱过去
我的一位客户曾经是一位顶级推销员。由于业绩出色，他很快被提升为公司销售部经理。可没过多久，他就发现自己在新的岗位上做得并不成功，最后只好到我这里寻求帮助。问题很明显。受到提升之后，他并没有处理好以前的习惯与眼前的职责之间的关系。他更喜欢亲自推销，可现在的工作却要求他培训和激励自己的下属去进行销售。所以他实际上是在回答这样一个问题，“我到底该怎样利用自己的时间呢？”令人感到遗憾的是，每次回答这个问题的时候，他都更像是一名推销员，而非销售经理。
这位经理后来发现，通过有意识地记录自己在以前的角色和现在的角色之间的时间分配比例，他可以慢慢改变自己的习惯，逐渐把更多的时间用来对其他的推销人员进行培训。
每当人生出现重大变化的时候，比如说上大学、结婚、生子、更换工作或居住地、退休等等，我们都不得不学会进行角色调整。也就是说，我们必须学会让自己利用时间的方式更加符合自己当前的角色。
为什么做决定如此困难
时不时地，我们每个人都会想做一些截然不同，甚至相互矛盾的事情。我们每个人都有理性、感性和生理上的要求，而这些要求又不可能总是同时得到满足。有时候，我们必须学会放弃一些要求。是去工作还是打高尔夫？是读一会儿书还是去陪陪孩子？午饭之后是再喝上一杯咖啡还是立即回到办公室？如何决定？
史密斯先生知道听写机是一种节约时间的有效方式，可他并不喜欢对着一面空白的墙壁说话。理性告诉他应该学会使用听写机，可感性却告诉他应该让女秘书站在旁边进行记录。最后，史密斯先生想出了个办法。他决定在自己的办公室里放上一张女秘书的照片，这样他就可以一边拿着听写机一边对着秘书的照片讲话了。一切都好极了。直到有一天，史密斯太太来到办公室找史密斯先生共进晚餐……你可以想象，当史密斯先生一边望着太太远去的背影，一边捡起被撕碎的女秘书照片的时候，他心里有着怎样的感受。或许他应该把自己家人的照片放到桌子上，以此来提醒自己工作的目的到底是什么。
除了感性与理性之间的冲突之外，还有一种冲突也会影响我们的决定，那就是长期目标与短期目标之间的冲突。想象一下，下班回到家里之后，你很可能会面临这样一个问题：我是应该动手准备今天的晚餐，还是要为周末聚会做准备呢？是去浇草坪还是去读一本园艺方面的书呢？
马丁先生手头上积压了很多工作。要想把这些工作处理完，他至少需要一个月时间，可管理层却要求工作积压量不得超过一个星期。马丁想出了一套更加先进的流程，可以使处理工作的时间缩短一半，可问题是，实施这套流程需要花费两个月的时间。
马丁先生该怎么办呢？他是应该告诉自己的同事在两个月的时间里别来找他吗？这样会给他留出足够的时间来实施新的流程，可问题是，他的部门很可能会在这两个月的时间里遇到大麻烦。
或者马丁先生可以尝试先努力完成自己的工作，让那些生产线作业员工每天都能够在完成工作之后感到开心？确实，按照以前的方式填写订单会花费更长的时间，但人们很长时间以来一直都是这么做的。而且通过这种方式，马丁的上司每天都可以看到工作的进展情况，可问题是，如果马丁现在就着手实施新流程的话，他就不可能同时抽出时间像以前那样每天完成同样的工作量。
马丁先生是应该强调短期目标，保证每天都完成一定的工作量——还是应该从长远着眼，开始实施新的工作流程呢？无论怎样，他都肯定会得罪一些人。如果他把短期目标放在首位的话，他就会牺牲长期收益。而如果他选择把长期收益放在首位的话，他就会失去眼前的业绩。在这种情况下，他或许可以把情况汇报给上司，让上司来做决定；或者他也可以采取一种极端的方式，即完全考虑长期或完全考虑短期；或者他也可以采取折衷的方式，一边每天完成一部分以前的工作，同时把一部分时间抽出来实施新的流程。无论如何，如果他没有失去理智，或者想要保住自己的工作，他都需要首先解决好短期和长期之间的冲突。
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人是如何做决定的
我们每个人每年、每个月、每个星期、每一天，甚至每一分钟都在做决定，我们的时间分配实际上就是成千上万个大大小小的决定的结果。你是否意识到自己为什么会做出某些决定了吗？或许你可能是出于以下几种原因：
1）习惯。很多年以来，你每个月都会跟琼斯一家聚会一次，可最近你开始失去兴趣，必须承认，你已经开始有些有些厌倦了。可即便如此，你还是会每个月跟他们聚会一次。
2）其他人的要求。你丈夫一直在唠叨着要邀请一对夫妇来家里做客（根据你丈夫的说法，他们可能对他的事业有帮助），最后你被迫答应了（虽然你并不喜欢这对夫妇）。
3）逃避心理。你坐在家里，想着要是能邀请最近遇到的一对夫妇来家里做客该有多好，可事实上，你一直都没有足够的勇气去邀请他们——因为你担心他们可能会觉得你有些过于自以为是。
4）一时冲动。你突然决定晚上要去看一场演出，于是你拨通了安德森一家的电话，打算邀请他们跟你一起去看，可你发现他们已经有安排了，于是你决定邀请另外一对夫妇（虽然你并不喜欢他们）。
5）等待。你一直等着另外一对夫妇邀请你一起出去，在这段时间里，你大部分时间都呆在家里，或者是跟那些你并不是很喜欢的人在一起。
6）理性地决定。你坐下来，跟你的丈夫一起筹划一次聚会，客人名单中有很多你们新近认识的人（因为你感觉他们跟你有很多共同点），还有一些你们已经很长时间没有聚会过的老朋友。
一时冲动的决定并没有什么不好。因为习惯、其他人的要求，或者是逃避心理而做出决定并不是一件错事。但如果你不喜欢自己的某项决定所带来的结果，那我建议你在下次做决定的时候更加理性一些。虽然我们每个人有时都会犹豫不决，迟迟不愿意做出决定。可这显然并不是一种理想的状态，要知道，你完全可以自己做出决定。
要是我能够控制
“我感觉自己在那些并不重要的事情上浪费了太多的时间，我简直是在耗费自己的生命。”
“要做的事情太多了；我总是没有足够的时间。”
“我感到厌烦，工作负担过重，让我疲惫不堪，精神紧张。我似乎一直在不停地逼迫自己，感觉永远都不能彻底放松。”
我经常听到人们跟我抱怨各种类似的时间问题。从他们的抱怨当中，我能看出他们都希望改变目前的情况：“要是我能够……的话”；“要是我能够像迈克那样就好了，他似乎总是有时间来处理所有的工作，而且还能够保持放松，保持开心。”“要是我能够去做那些自己真正想做的事情就好了……”，“要是我能够控制……”
控制开始于规划
规划的本质是将未来带到现在，这样你就可以通过现在的行为对未来产生控制。
每个人都会做规划：明天晚上去看什么电影，下个周末去拜访哪些朋友，明年夏天去哪里度假……计划有大有小，有的计划比较符合实际，而有的计划则不大现实，有的计划是长期，有的计划则属于短期，有的计划并不重要，而有些计划则影响深远……
大多数人都不大喜欢进行规划。他们大多是在万不得已的时候才去进行规划：或许你感觉自己的工作太多了，所以你才会想到要去进行相应的规划；或许是因为你有一段比较长的假期，你想好好利用这段时间。这种偶然的、为满足某个特殊目的而进行的规划是很有价值的，但也有一定的局限性。毕竟，如果你只是在被迫的情况下才去进行规划的话，那你很可能并没有使规划发挥出真正价值。
下面我将介绍一种规划方式，我从来没有听说过任何一个人因为这种规划方式而受到伤害。相反，很多人都是因为没有进行规划而最终走向了失败。
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向专业人士学习
设想一下专业摄影师和那些业余摄影爱好者之间的区别。那些偶尔用照相机记录一次生日聚会、一风处景，或者是一次全家郊游的人会怎么做？他们只是随便拍几张来记录最珍贵的时刻，然后焦急地等着结果出来——而且在很多情况下，他们都会对结果感到失望。在他们拍摄的几十张照片当中，有些会模糊不清，有的照了某个人的半个脑袋，还有的拍到了别人皱眉（而不是微笑）的画面。看到这些之后，他会毫不在乎地说自己并不是一名好摄影师。
而专业摄影师处理问题的方式显然跟他们不同。专业的摄影师首先会用掉几卷胶片去进行拍摄。当这些胶片被冲洗出来的时候，他会对这些胶片进行仔细研究，发现有很多镜头都不理想，可由于他拍了很多张，所以他最终总能找出一些能够让自己满意的照片。
接着他就会走进暗房，考虑如何改进那些效果不错的照片。他会用很多方法进行试验，比如说剪辑、曝光等，并最终挑选出几十张令自己特别满意的照片。接着他会对这些照片进行进一步检查，并从中挑选出一张能够让自己获奖的摄影作品。
那些偶尔进行时间规划的人和认真规划时间的人之间的区别也是如此。只是偶尔进行时间规划的人往往并没有一个清晰的目标，他们甚至根本不知道自己要做什么。他们通常对结果不满意，认为它们根本不值得自己付出那样的努力。于是他们开始相信自己并不善于进行规划，并最终放弃做出进一步努力。
而另一方面，那些认真规划时间的人会反复斟酌自己的计划。刚开始的时候，他们的目标可能也并不清晰，慢慢地，经过不断地挑选，他们会逐渐把那些并不可取的目标清除出去，并开始形成一个比较集中的目标。然后他们会对计划中的重要部分进行不断修改，最终使它们的内涵更加丰富。
他会按时检查自己的计划执行情况。在这个过程当中，他会主动找出其中的问题、错误的假设以及遇到的困难等，并随时在必要的地方进行修整。就像那些专业的摄影师一样，他们会不断进行调整，并越做越好。
我认识一名银行家，他能够很好地控制自己的工作时间，于是现在就有更多的时间跟家人一起乘游艇出海。通过仔细规划自己的时间，他开始越来越善于接手新的项目，并开始把自己的日常工作很好地与长期目标结合起来。他是一名优秀的时间规划者，而他之所以能够做到这一点，就是因为他在规划的过程中投入了大量时间和精力。
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你现在知道如何为工作排序了吗？
规划和选择往往是非常困难的——你要仔细考虑，并且做出相应的决定。
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