让老板爱死你-第3部分

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　　　　现在要做的事：超级解读法　
　　　　当老板骂我“笨”时表示我还没完全听懂他的话！　
　　　　当老板骂我“慢”时表示我还不能参加奥运会！　
　　　　当老板骂我“蠢”时表示我还有学习的空间！　
　　　　当老板骂我“乱”时表示整理档案的时间到了！　


第三章　时间管理：帮自己和上司做好时间管理
第11节　配合上司的时间
　　　　身为助理，“时间”并不属于自己，即使求神仙多给我一些时间，也不见得有用！面对这位对工作十分投入的主管，如何运用有限的时间可还真是个挑战呢！　
　　　　最好的时间管理就是“不管理”。配合上司一步步调整每天的工作，做得完就算你很厉害了！　
　　　　我的主管每天会提早半小时进办公室看报纸，好让他能准时于上班时间开工，这也代表我的上班时间要提前半个小时，才不会让主管自己拿钥匙开门，或面对冷冰冰的隔夜茶。　
　　　　一上班，大致报告一下今天的行程，他就立即外出了！就算他人在外面，也会隔三差五来电询问有没有人找他？一进办公室就要立刻开会，就算不开会也会找人来谈一谈！　


第三章　时间管理：帮自己和上司做好时间管理
第12节　向访客借时间
　　　　老板日理万机，时间有限，访客如果拖延不走，“拯救”老板有手段　
　　　　每个人都只有24小时，这对于公司繁忙日理万机的上司，无疑是一大限制。为了让上司节省不需浪费的时间，还得适当的表现学生时代话剧社的演技功力，与上司演出一段双簧呢！　
　　　　“总经理，要不要我进去拯救您？”按下内线分机，我一本正经地问道。　
　　　　“好！”　
　　　　接着我开始进进出出，一下要老板签公文，一下借着向宾客倒水的空当“大声”提醒：车子已经备好了，是不是要出发了！这时通常客人会立即识趣地告辞。　
　　　　若还不能达到目的，这时就要打开天窗说亮话：大家都在会议室等了！当然说的时候一面还要对着客人说：“对不起！不好意思！”让来宾知难而退。　
　　　　当然这是长久培养的默契。记得有一次，老板借机出来，说客人不知道还要坐多久，叫我打内线进去，我随即按了分机，那一头立刻传来：“喂！是！是！唉呀！我差点忘了！我秘书没提醒我！好好，我马上到！”挂了电话立即叫我备车！　
　　　　“哇噢！”没看过老板演戏，可以得金钟奖了！从此以后，凡遇到来访过久的宾客，总能见到我与老板来上一段双簧呢！　
　　　　小秘密：为避免良心不安，我会告诉自己，这不算欺骗，只是向来宾借时间罢了！　
　　　　现在要做的事：逐客七招　


第三章　时间管理：帮自己和上司做好时间管理
第13节　“时间”倍增法
　　　　同一段时间，做一样以上的事，让效率倍数提升。　
　　　　在这个变动快速的时代，每一个人都要感叹：时间不够用！所以企管顾问公司所开“时间管理”课程场场爆满，大家都恨不得一天有36个小时可以用！　
　　　　其实仔细想想，一天24个小时里面，可能浪费掉的要比使用的多。　
　　　　有没有可能发生以下的情形呢？早上起床梳洗打扮半小时；上下班通勤2小时；工作时与同事闲聊或私人电话共1小时；每天阅读回复e…mail（含网络垃圾）2小时；工作中发一会儿呆或打瞌睡1小时；开会2小时；被主管训示1小时；午休吃饭连排队1小时；档案管理不当找资料1小时；晚上回家看报纸、打电话或与家人小聚2小时；睡觉8小时。　
　　　　很可怕吧！　
　　　　所谓时间倍增法，就是同一段时间，做一样以上的事，让效率倍数提升。如：　
　　　　1。早晨化妆梳洗时，同时收听广播整点新闻（晚上再听一节，就不会漏掉重要讯息。至于次要的或其他八卦消息？放心！到公司有人会告诉你。）。　
　　　　2。开车、搭公车或走路时，可听教学录音带、宗教录音带或任何喜爱的音乐。可免除上班忧虑症，打起精神迎接美好的一天。　
　　　　3。工作时不闲聊，可提升工作效率。　
　　　　4。私人电话在午休时间用自己的电话打，因为自己要付钱，所以会长话短说。　
　　　　5。e…mail分类，先处理公事。移除广告甚至封锁该邮件地址。朋友间转寄的文章，以不同的账号寄至家中，有空时慢慢欣赏。　
　　　　6。工作累的时候，出去爬一会儿楼梯，既消除疲劳又可强健体魄。　
　　　　7。开会时带着待处理的文件，若会议过于冗长，至少还可以处理公文。　
　　　　8。被老板训示的同时，一定要做笔记，这样一来老板训完了，工作计划也来了！　
　　　　9。午休时绝对不要12点出去吃饭，过半个小时人潮稍退，就不必浪费时间排队了！而这多出来的半个钟头，可以午睡，可以打私人电话，也可以处理公文。　
　　　　10。档案妥善管理，事半功倍。　
　　　　11。晚上回家时一面跟狗玩，一面看一节新闻（一节就好，因为都是重播的，看再多也不会变聪明）；一面吃饭一面与家人聊聊；一面读e…mail一面听收音机；一面做运动一面想想明天穿什么衣服；一面睡觉一面敷脸，总之不要只做一件事就对了！　
　　　　怎么样，时间是不是变多了呢？　
　　　　多出来的时间可以读我的文章，上我的网站asia。learning/tracybeauty，写信告诉我（zebulun@ms25。hinet。net）：多的时间，你做了什么？　
　　　　小秘密：很多人都以为我是个急性子，殊不知善用时间提高效率，多出来的时间可以多分担老板的工作，老板不爱死你才怪呢！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　1。列出每日时间分配。　
　　　　2。找出可以节省的方法。　
　　　　3。拟定新的时间分配表。　
　　　　4。努力实行至少1个月，保证见效。　
　　　　小叮咛：坚定持续，一定会看到效果。　


第三章　时间管理：帮自己和上司做好时间管理
第14节　让上司忙得有效率
　　　　让上司做重要的事，我们做更重要的工作，未来你也有机会成为八面玲珑的好主管。　
　　　　因为上司领的薪水高，所承受的压力也大。公司的政策、业务方面，无一不是他费心之处。　
　　　　假如能试图缩短上司的工作时间，让他多花心力而非劳力，相信为公司带来的收益，一定超乎想像。　
　　　　曾经为某位主管安排行程，他实在太忙了，每天的会议总是排得满满的，让他没有喘息的机会。　
　　　　有一天，他终于按捺不住，向我抱怨起来：“你每天时间排得这么满，我连想事情的时间都没有！”赫然发现，原来，为老板安排行程，并非将所有的会议、拜访等时间填进时间表就了事了！　
　　　　因此我开始将老板的工作加以分类，会议安排在上午10：00～12：00，因为接下来有午餐打断，较不易拖拉；重要客户来访，要给大块的时间，如下午4：00～5：30，必要时还可接续至晚餐时间；每周安排两个下午给他思考或阅读相关书报，为公司政策构思最好的做法；同仁求见则视谈论主题，安排零碎的或可完整讨论的时间。　
　　　　调整后经过一段时间，老板效率提高了，我也不必因每天满满的schedule，疲于奔命地通知这个延后、那个取消了！　
　　　　小秘密：经过这样的训练，我也较懂得时间的自我分配，做时间的主人了。　
　　　　你现在要做的事：　
　　　　什么事可以分工？　
　　　　老板部属　
　　　　公文　
　　　　批阅签字事先检查有无漏掉的附件；是否需要其他部门会签？（节省老板时间）　
　　　　开会　
　　　　出席准备相关会议记录；若是专案会议，则准备历史文件；会后跟催；提报跟催进度。（利于老板随时掌握）　
　　　　出国　
　　　　出国目的确认；携带物品checking　list核对；向职务代理人说明正在执行的工作；每日电话或e…mail往来。（使老板天涯若比邻，对公司状况了若指掌）　
　　　　规划　
　　　　构思化成企划文案；执行并努力得到结果；随时呈报进度；协助上司克服困难。　
　　　　庶务交办全权打点。　
　　　　小叮咛：让上司做重要的事，我们做更重要的工作，就是化无为有，使梦想成为实际。如此相辅相成，未来你也有机会成为八面玲珑的好主管。　


第四章　职场礼仪：帮公司塑造良好的内外形象
第15节　职场上的话题禁忌
　　　　有些禁忌话题要留意，如薪水、感情婚姻、宗教、政治不注意的话，小心会惹祸上身！　
　　　　在办公室内，公事之余，难免大伙随意聊聊，培养感情原是无可厚非，但有些禁忌话题，可千万要留意，不要怪我杞人忧天，这些事不注意的话，小心会惹祸上身。　
　　　　1。私人问题：　
　　　　1）　薪水：薪水是主雇之间的协议，只要双方都认为没有问题，第三者应无权过问，同事之间询问时，只要告知：公司跟我的协定，我们都还可以接受。至于同事之间若有升迁或加薪，只要老板觉得合适，除了给予祝福，自己加油就是了！　
　　　　2）　婚姻：除非私交很好，否则万一问对方：“结婚了没？”回答：“刚离婚。”或是：“有小孩吗？”回答：“有，一男一女，现在跟前妻。”不是挺糟的吗？离婚率高涨的社会现状，为避免被误以为是歧视或别有用心，这类过于私密的问题，还是多加保留吧！　
　　　　2。宗教问题：想想十字军东征，再看看美国“9？11”事件，拜托，谈点其他话题吧！　
　　　　3。政治立场：为了维持良好的人际关系，政治立场不要过于鲜明。除非交情颇深且立场一致，否则这类容易擦枪走火的话题，还是小心为宜。　
　　　　记得初出社会时，有位资深的秘书来询问我的薪水。当时也不知该如何回答，只是支支吾吾地随着她的话有一搭没一搭的回应。想不到，事后那位资深秘书以她的经验，“猜”出我的薪水，并以辞职要挟老板加薪，给老板制造了不少麻烦，直到今天都还觉得过意不去呢！　
　　　　小秘密：受伤的地方总是让你学得最多！对于初出社会的人，我一定会提醒，决不和别人谈你与公司间最重要的约定——薪水！　
　　　　现在要做的事：学习职场安全答案　
　　　　问：“为什么来公司？薪水多少？××都做了几年了，还没加薪呢！”　
　　　　答：“自己来应征的，待遇还可以，加薪水的事应找主管谈吧？”　
　　　　问：“我们公司没什么前途，我不想做了！”　
　　　　若该员不是很敬业，则答：“工作不好找，边做边找吧！我也帮你留意看看！”　
　　　　问：“这次总统你想选谁？”　
　　　　答：“你呢？”“还不知道呢！”“再看看口罗！”　
　　　　问：“听说你老板很难缠？压力大不大呀？”　
　　　　答：“还好，谢谢关心！早适应了！”　
　　　　问：“你结婚了没？”　
　　　　若不想回答，则答：“（微笑）怎么了吗？”　
　　　　问：“听说你老板×××，是不是真的呀！”　
　　　　答：“我们这样谈论主管不好吧！”　
　　　　问：“听说×××要辞职，×××要升迁？”　
　　　　答：“是吗？人事公告下来就知道了！”　
　　　　小叮咛：答了好像没答，避重就轻像不像打太极拳？身为公司的重要干部，总要懂得一招半式！　


第四章　职场礼仪：帮公司塑造良好的内外形象
第16节　先尊重自己
　　　　出国门给人的印象，就是让别人如何看待我们来的地方，也好像是告诉别人，我是个重要的人。　
　　　　出国怎么穿？在出国机会愈来愈普遍的情况下，在机场常可以看到非常“轻松”的穿着。轻松到什么程度呢？差不多就跟在家里一样！　
　　　　知名的形象顾问陈丽卿老师，曾在上课时提醒我们：有些人出国时，会把“准备不要”的衣服穿出门，甚至穿着老旧有破损或污渍的衣服，其实这是非常有损专业形象的。　
　　　　记得有一次送好友赴美，开车送她到机场时发觉，临行前的她还刻意修饰一番。望着一头刚上完美容院的秀发，精致的化妆，身着高级套装的她：“你打扮成这样，是要去哪里呀！”　
　　　　我不禁调侃她。　
　　　　任职于日亚航25年的大姐，不急不徐地告诫我：一出国门给人的印象，就是让别人如何看待我们来的地方；另一方面穿着的合宜，也好像是告诉别人，我是个重要的人，需要多一点协助。　
　　　　以前不以为意的事，在经过专家的指导后，出国时刻意打点门面后，偶有好事发生，比如，在提行李时，会“不小心”遇到帅哥，接受他们的热情服务！或者，当头等舱或商务舱旅客不多时，在经济舱旅客中被“挑选出来”优先服务的，常常是小女子我！　
　　　　小秘密：记得一次从巴西圣保罗机场搭机返台时，因为经济舱超卖，还被“钦点”至头等舱当作贵宾招待呢！　


第四章　职场礼仪：帮公司塑造良好的内外形象
第17节　老板宴客须知
　　　　事先抵达会场，若主管还没到，也可以帮忙招呼客人，奉茶或闲聊，总要让贵宾有宾至如归的感觉！　
　　　　由于老板的交际广泛，每隔一段时间，总要就着不同的社团或交际分批宴客，以联络感情。　
　　　　对于这类的宴会，可得日前有周详的计划，才能宾主尽欢。　
　　　　首先，与主管详细讨论此次聚餐的目的，以便选择用餐地点，若是以公事为主，可能包厢较不易受干扰；若是三五好友小酌，就选择可做出量好质精的下酒好菜、知名度高又消费合理的海鲜店；若宴请的是重要客户，恐怕五星级饭店才看得出主人的诚意了！　
　　　　当然，了解宴客预算也非常重要，如何以最低消费得到最大品质，往往考验部属的协调能力。　
　　　　当宴客名单确定，正确无误地打印邀请函，并请主管签名以示慎重。别忘了，加上与会者的名单，供来宾咨询，避免让一群人碰头才发现：原来是你！不知是哪位大师发明的依笔画顺序，可避免来宾排名的尴尬。　
　　　　当一切就绪，别忘了提早至餐厅候客，虽然现在的餐厅服务品质逐日提升，但谁也不能预料是不是所有安排都万无一失？事先抵达会场，若主管还没到，也可以帮忙招呼客人，奉茶或闲聊，总要让贵宾有宾至如归的感觉！　
　　　　当主客双方入座，酒菜一上桌，就是我们退席的时候了！　
　　　　小秘密：让工作圆满完成，将成就归于上司，这样的员工才会深得主管的欣赏！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　平常多收集各类型餐饮资料以备不时之需。　
　　　　偶尔从主管处可看到一些餐厅的名片妥善保存，说不定哪天主管会说：就去那天那个什么餐厅吧！　
　　　　了解受邀者饮食习性如为吃素者、高血压及糖尿病患者点菜时需费心。　
　　　　邀请卡别忘了注明宴客目的及相关出席人员（依笔画序）。　
　　　　事前寄邀请卡寄出前去电告知，寄出后确认出席人数。　
　　　　小叮咛：对于主管的宾客有礼有节但保持一定距离，除非上司特别交代，否则可别随意透露公司相关业务。　


第五章　档案管理：提升效率的不二法门
第18节　小名片妙管理
　　　　依照所需制作名片记录类别，并且资料要时常更新，才有价值哦！　
　　　　对于名片管理，我习惯用Excel电脑软体制作，加上习惯用的标记，利用该软体搜索的功能，让我为老板拨接电话时攻无不克！　
　　　　“快帮我接王先生！”当老板如是说。“是工会的王先生，还是××公司的王经理？”通常这样及时地回答，足以博得主管的信任。　
　　　　这可不是与生俱来的特异功能，而是多年媳妇熬成婆！　
　　　　记得刚开始担任秘书工作时，常常因为与老板鸡同鸭讲而状况百出！每当老板要找人，而又讲不清楚时，真令人既紧张又慌乱。“替我接王先生！”　
　　　　“请问是哪一位王先生？”