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放开自己-第2部分
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时间就是生命，时间就是成本，时间问题就是管理问题，时间管理也就是自我管理。彼得·德鲁克说过：“时间是最为稀少的资源，除非时间被妥善管理，否则任何其他事物皆无法被妥善管理。”若上班族在一大早就感到时间的压力，就会影响这一天的心情及工作效率。
一般情况下，人们在上班路上会计划一下当天的工作，可是，一进办公室，就会感到各种事情扑面而来，正应了“计划没有变化快”的俗语。
“哎呀，老张，你怎么现在才来？”
“董事长刚才来电，叫你马上回电话。”
“我是总机，有您的电话，是上海打来的……”
“嗨！我是快递，请你快签一下，你们这里好难找！”
“请问你就是张主任吧，我和你约9：00见面，你还记得吗？”
“这是我的名片……”
“咦！桌上怎么会有这么多东西？”
“天呀！纽约股市大跌500点，简直是黑色星期一！”
遇到来自四面八方的人、事、物，你早就把自己要做的事忘得一干二净。先别急，你可以：
“请坐一下，陈秘书，麻烦你倒杯茶好吗？我马上就来。”
“上海总部吗？这件事我正在办，星期三下午会把结果用E？mail发给你。”
“喂！陶经理，拜托一下，别忘了上个星期的事要跟进一下。”
“董事长，您刚才找我？我这有个客户，一谈完马上就过来。”
“陈先生，待会儿请通知李经理14：45到我办公室。”
办公室里的事纷繁复杂，但是有很多方法可以提高工作效率。
打电话比接电话优先；
打电话要分出优先级；
电话号码必须放在眼前；
表格不要设计得太复杂；
经常整理、丢掉不用的东西；
减少会议；
学会更好的沟通技巧，懂得拒绝；
积极避免干扰，避免迟到；
随时准备零钱；
……上午头脑清楚，应该处理些需要动脑筋的事，如作重要决策、写公文或计划书。中午用来与客户联谊，但不要吃得太饱，以免消化食物时影响大脑供血而使自己昏昏欲睡。下午可以开短暂的会议，60分钟即可。下班后，不必再想工作。
此外还要尽量养成记录的习惯，训练口才，并练习速读的方法；学习新的技能，掌握新技术，少看无益身心的信息，这样就会更有效率。
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第5节：引子一（2）
电话的时间管理
“小王，快一点，你的电话！”
“喔，小王他正在接另一个电话。”
“你要找小王？他正在接电话，你可不可以等一下再打来！”
“小王，快一点，这是老总的电话。”
如果你是小王，一定有不少人很讨厌你，因为他们每天都要帮你接电话、记留言；也有少数人会羡慕你，很多人打电话找你，说明你很重要。可是仔细想来，小王倒不一定是办公室里最重要的人，只不过他的电话最多罢了。这可能表示他的工作有很多联络及协调的内容，不一定重要，但是紧急。小王本人也许无可奈何，因为电话多，自己要做的事情老是被打断，无法投入地工作，工作效率很低。
因此，公司的主管都会配一名行政助理，帮自己接听电话，以便他可以安心地做重要的事。而那些没有助理帮忙的人，就必须学习电话处理技巧：
第一，电话愈少愈好；
第二，电话愈短愈好；
第三，不要随时接电话；
第四，最好每隔一段时间回一次电话。电话是一种管理工具，它是用来联络、沟通的，不是用来寒暄的，职场人士如果不能有效管理电话，将会降低自己的办公效率。据统计，一个上班族上一天班，打电话的时间大概是整个工作时间的1/3到3/5，也就是说，一天只不过打了几个电话就下班了。因此，想要提高工作效率，就要提高电话处理能力，电话处理能力也是考核基层人员工作能力的重要指标之一。
要想提高电话处理能力，应该做到以下几点：
第一，打电话和接电话是两回事，要以不同的态度对待：打电话是自己主动的，比较重要；接电话是别人找你，你是被动的。打电话时，你可以控制时间，一般时间较短；接电话时，是满足他人的要求，可能时间较长。所以，打电话要优先处理，接（回）电话次要处理。也就是说，如果你要打三个电话，又要回三个电话，你应该先打电话，后回电话。
第二，无论是打电话还是接电话，都要一次处理完毕，不要重复。重复的原因，当然是忘了讲完，或者是要找的人不在。所以我们必须用千方百计、无孔不入的原则，一次完成。留话请对方回电，询问对方的手机、传真、E？mail等，都是可以采取的方法，千万不能听到对方不在，就“谢谢，再见”，那这通电话就等于白打了。
第三，如果要打出去的电话很多，就要先排好顺序，例如要找三个人，第一个经常不在，第二个偶尔在，第三个一定在。那我们就先打那个经常不在的，再打那个偶尔在的，最后才打那个一定在的。因为，凡事先从最困难处着手，其余的就会迎刃而解。
第四，如果可能的话，尽量一次做完打电话及回电话的事，不要分批处理。例如，现在要通知五个人下午来开会，就一次把这五个人的电话打完，而不要先打一两个，等有空再打一两个，直到全部通知完为止。这是因为分别处理要比统一处理花费的时间要长，所以我们尽可能一次做完。回电话也一样，等手边的事告一段落再一次性回复，要比一会儿打一个节省时间。
第五，如果可以，请别人在某一时段打来电话，这样会更有效率。例如，上午要用心思考，最好少接电话，主动告知别人你下午才接电话，久而久之，别人就不会随时打来电话了。也许你会担心万一有紧急的电话怎么办，根据80/20法则，在十个电话里，八个都是琐碎的，只有两个才是重要的。“也许”、“可能”、“大概”都是我们的猜测，为了猜测而耽误正事是划不来的。
80/20法则是在19世纪末、20世纪初，由意大利的经济学家与社会学家帕累托所提出的。
帕累托认为，在任何团体中，比较有意义或比较重要的分子，通常只占少数，而不重要的分子则占多数。换言之，任何一组对象或任何一个团体中，都有不可或缺的“少数”，以及可有可无的“多数”。只要能控制具有重要性的少数分子，就能控制全局，这项原理也就是当今管理学界所通称的80/20法则——即80％的价值是来自20％的因子，其余20％的价值则是来自于80％的因子。
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第6节：引子一（3）
在时间管理的运用上，80/20法则说明的是，任何事情的处理，都要找出其关键，也就是何者为“20”。第六，电话时间尽可能缩短在1分35秒内结束，长话短说。
第七，电话的内容不外乎是人、事、时、地、物，重要的数字及地点都要重复说明，例如几月几号、门牌号码、电话号码、几点几分等，必须重复一次，以免记错。
第八，选择比较好的时段通电话，通常是下班前。因为这个时候大家准备收拾书包，没人愿意与你说废话。公事与私事并不一样，用不着闲扯，避免题外话，可以节省时间。
会议的时间管理
“喂！别忘了明天早上9点的会！”相信任何一个上班族听到“开会”这个词都不免皱眉头：“唉！又开会！”
只要有三个人以上，有议程，就可以开会。而且，一开就是一个上午或者一个下午。怪不得中国人常说：“会无好会、宴无好宴。”会议泛滥，只会增加公司成本。行政效率愈高的组织，会议愈少；行政沟通愈不良的组织，会议愈多。
严格地说，只有两种情形之下，需要开会：其一，有重大决议需要传达或重大事件需要宣布时，一般由总经理主持会议；其二，要开展动脑性质的业务或制订企业计划时，由单位或部门主管主持。其他的会议，几乎都是浪费时间的，而时间就是金钱，浪费时间就等于浪费了金钱。
在行政沟通的分类中，“会议”属于平行沟通。平行沟通，顾名思义，是指平等双方之间的沟通，沟通双方平起平坐。可惜，中国式的会议多半请一个“高级领导”当主席，所以会议经常流于“听报告”、“听训”等形式，而没有真正的沟通。这类会议通常是3∶3∶3模式。
何谓3∶3∶3模式？有两种解释：其一，会议前，事情已决定了1/3；会议后再决定1/3；其余的1/3在会上解决。其二，会议开始后的1/3的时间，用来听“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的1/3时间，叫做“议案讨论”，这时与议题相关的人会很清醒，其他的人则仍不明就里；直到最后1/3的时间，是“议案表决”时间，这时大家才快马加鞭地让“大事化小”、“小事化无”，也就是到了最后那个“1/3”时间，才会有个“虽不满意，但可接受”的结论。了解这类会议的模式之后，我们应该明白：开会时，“时间久”、“人数多”并没有多大的意义，或许“时间愈短”、“人数愈少”反而更能达成共识。至于如何做到有效地管理会议的时间，下列几点可以作为思考的依据。
会议安排在下午比上午好
原因是，上午是黄金时段，需要做比较细致的工作。会议本来就是一种低效率的管理行为，所以，千万不要在高效率时段做低效率的事，这是种极大的浪费。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，不适合作任何决定，最好也不要用来开会，避免“议而不决，决而不行”。
会议时间以60至90分钟最为恰当
重要会议不要超过90分钟；一般会议不要超过60分钟。
采用分点而非整点开会
时间有递延效果，例如，早上9：00开会，一般会开到12：00，10：00开会，一般也会开到12：00。因此，我们若从9：45开到11：00，或从15：30到16：30，那么会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。
与会者要面对大门
与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。迟到的人永远有迟到的习惯，不是因为特殊的原因。如果能避免迟到，会议就能避免常常中断，也可以节省时间。
会议的人数愈少愈好
不要因为这件事与某人只有一点点相关，就找他来开会，只要会后把结果告诉这个人就行了。
尽可能采用电话会议或电视会议
现在许多的企事业单位都会邀请外部的人参加会议，但如果用电视会议系统，可以减少很多差旅、招待费用。
会议主席需经过议事议程训练
许多会议主席本身就不知道如何主持会议。主席的职责是确保议事议程顺利进行，以及时间控制得当，而不是来训话或是做裁判的，否则，何必开会？只要主席指示即可，不必浪费大家的时间。
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第7节：引子一（4）
会议避免例行性
参与会议的人会有个习惯，如果每周三开会，则待议的事都会到周二才进行协调或准备。如果是每周必开的例会，可以安排在每周二或周四下午。
会议室不可太过舒适
安逸的环境会延缓会议的进行，尤其不可准备电话、茶点或有扶手靠背的沙发，这样的环境会让人觉得是来休息的，而不是来解决问题的。会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话都是禁忌。
会议记录应于72小时内送交与会人员
会议记录需经与会人员签字，及主席确定内文无误之后再传交与会人员。每个决议事项都要有完成的时限，因为“时限”代表“实现”。
会议资料及设备需先备妥
常听见有的人走到会议室门口还在问：“今天开什么会？”为了避免这种情况的发生，在会议议程中最好写清楚：讨论的主题是什么，主席报告几分钟，每项议题讨论多长时间。这在标准的国际会议议程中都会明确标明，而一般性的会议往往忽略了这些细节。
简单地说，我认为会议并不是很好的管理方式，而是时间管理和办公效率的一大杀手，如果能不开会就尽量避免，非开不可的会要减少人数、减少时间。将来，移动办公室大行其道，会议都将在网络上进行，这样就会大大提高办公效率了。文件、档案的时间管理
在全面信息化时代尚未到来之时，文件、档案无疑仍是时间管理的一大难题。有些资料我们要先填写，再打印和复印，经过修改后交付上级领导审核，然后分发执行并存档……这一连串的动作，要花费许多时间。因此，除了有关财务及法律凭证的文件资料外，我们并不鼓励保留其他的纸质材料。
档案包括公文、信函、报表、账册、证明、奖状、史料、照片、图样、印刷品等。
凡是要成为档案的材料，必须依照档案管理制度及办法整理保存，否则时间一长，就免不了杂乱无章，愈积愈多，仿佛垃圾一般令人烦恼。
为了让文件、档案不成为累赘，以下的建议可供大家参考：
尽量不用纸张
时间等于空间。能用电子文档取代的表格、公文、报告等，就尽可能地不使用纸张，可以用磁盘等储存。
尽量定期整理
每隔三个月要将办公室大清理一次，以便把平常我们随手一塞的东西翻出来，不要的就扔掉，要保留的就立即归档，这样做至少能把1/5的东西扔掉了。要保持充足空间，不断“汰旧换新”，否则，只会在搜寻资料上浪费时间。
尽量制定标准化的格式
无论书信、公文都应采用最简单的格式，让人填写的东西愈少愈好，审核程序也以不超过三步为宜，以便争取时效。
制定档案时效
一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里80％的档案都只保存一年即可。
善用档案管理人才
许多机关单位都会安排新进的人员或即将退休的年长者，担当档案管理工作。这种做法有一个缺点，就是他们可能对组织不够了解，或者把档案管理当成一件打发时间的无聊工作。档案管理非常重要，如果能善用档案管理人才，会使许多工作事半功倍。
采用中央式管理
中央档案系统是指将组织的各种档案交由档案室或资料室统一管理，而非各部门自己管理，这样才能有效率地归类，而非“各人一把号，各吹各的调”。
采用正确分类
如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容
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