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加薪不加班-第6部分

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  8。现在做所有的A类事项。
  9。当你完成了所有的A类事项后,就停下来,回家去,走吧——走!B类和C类事项怎么办呢?答案就是,今天先忘掉它们,改日再做。
  这里有几个关键点。首先,如果在这一天中有新的事情冒出来怎么办呢?你可以把这件事添加在你的清单里,按照ACBD分类法给它归类,如果它属于是A类或者D类就做去做,否则就不做。
  如果这一天结束时有一个A类事项没有完成呢?那么它就不可能属于A类,当这种情况发生时要注意,因为你可以从中学到更加激进、严格和残酷的分类技术,相信很快你就会擅长分类了。
  

第6章 制订计划少比多好(1)
最后总会有些事情是你必须要做的!这些事情很重要,它们是在优先顺序中靠前的事情,所以你才让它们通过漏斗。对于这些事情,你在做他们的时候一定要确保付出尽可能少的精力,这时就需要给它们制订计划,并且按照计划开展工作。
  我们要用接下来的几个章节讨论计划的制订,这并不是因为制订计划非常复杂,它其实并不复杂,尽管很多人都让你感觉到它很复杂,为了说明你可以几乎不费吹灰之力地就制订出计划来,我将会讨论:
  你的必做事项是什么;
  为什么你需要完成你的必做事项;
  给你举出大量的例证,这样你就比较容易明白了。
  为什么需要制订计划
  不管什么事情,都是通过一系列的事件来完成的,无论是像泡茶这么简单的事情,还是像北京奥运会那么既庞大又复杂的事情,都是通过一系列的事件来实现的。制订计划就是预计尽可能多的事件。我首先要回答的问题是:为什么制订计划很重要?为什么没其他东西可以替代计划的制订?
  正如我们前面说的,一件事情是通过实现一系列的事件来完成的,而建立这一序列的事件有三种方法,现在让我们来依次看看这三种方法。
  建立序列事件的第一个方法就是听天由命——什么事都不做,就让命运和计划来帮你建立吧,有什么样的付出,就会有什么样的结果。每天早上你都问自己,“我今天会做什么呢?”然后你就埋头做某件事,直到你发现需要从别人那里得到一些东西,这件事才继续做下去,于是你穿到走廊,或者穿过办公间,找到那个人,问他:“你有那个什么什么吗?”结果他或她的回答是:“没有,到周五才会有呢。”于是你说:“好吧,这件事就等到周五再说,我先做点别的什么好了。”然后你就做别的事情,所以按照第一个方法,这一序列事件就这么建立并展开了。
  你会说,这真是荒唐,没有人会这么做的,但是我敢打赌在你的公司里现在就有些工作是这么开展的,是命运在控制这些事情的发展,之所以会发生这样的情况,并不是因为人们愚蠢或者无能,而是因为他们太忙了,他们没有足够的时间,他们没有足够的时间供给来应付他们承诺实现的需求,而且他们同时开展多项工作,处于“多任务状态”。如果你发现你自己也“没有什么的时间”,那么这样的情况就会发生,命运接管了一切,并开始控制事情的发展。如果你运气够好的话,那么这些事情还是会完成,至于会不会按计划完成,那基本上就不太可能了,当命运在作主宰的时候,事情就不太可能按计划完成。所以,虽然很多人在无意之中采取第一种办法,但它的确是很糟糕的办法,相信你会同意这一点。
  第二种办法是实时建立序列事件。比方说,你每天早上都有一张清单,然后你开始从清单上的第一个事项开始做起,这时有人请你参加9点的会议,你答应了,当你正在开这个会的时候,有人敲了敲会议室的门,然后这个人探进脑袋对你说:“我能打扰你一会儿吗?”于是你出了会议室跟他谈话,但正当你们正在谈事情的时候,你的手机响了,于是你接听手机,而这时你的座机又响了,你又接听座机,正在接听电话中间,你的电脑响起了有新邮件到达的提示音,因此你就过去看看是关于什么的邮件,接着跟把你叫出会议室的人谈事情,还要接听电话,然后回到会议室……。 最好的txt下载网

第6章 制订计划少比多好(2)
现在你应该明白这第二种办法是什么样了,一整天里你这从一件事跳到另一件事,必须去这里,必须去那里,做那件事,见那个人,参加那个会议……你可能已经习惯了“灭火”工作。实时建立序列事件就是这样一个概念:你做的所有事情都是在“灭火”;没有事情是已经被预先计划好的。当然,我承认确实会发生一些“灭火”工作,虽然大家都很努力,但不管计划有多么严谨,仍然会有不可预料的事情发生,但是,并不是项目中发生的任何一件事都应该是一项“灭火”工作,很多事情其实是可以预测得到的,只要我们去想一想。所以,虽然很多人按照第二种办法来建立序列事件,但这不是一种聪明的办法,它可能会让大家的生命变得短暂而且不快乐。
  于是现在就剩下第三种,也就最后的选择了——制订计划,或者换一句话说,从一开始就建立序列事件——在我们努力之前。我们仍然会有“灭火”工作,但是我们可以节省下“灭火”的精力用在真正出乎预料的事情上。
  如果你好奇为什么我们应该制订计划,我会回答因为它对我来说就是答案,因为没有其他的合理的替代方案。如果我们有三种选择,那么制订计划——即从一开始就建立序列事件,具有另外两种方法无法比拟的优势。
  计划是什么
  一想到要制订计划,或者按照上司的说法是“制订一个项目计划”,人们可能就会觉得有点苦恼,计划?真是恐怖!
  计划其实并不真的恐怖,一个计划包含下面几个部分:
  我们正在试图做的事情是什么?
  要完成这件事,我们必须要做些什么工作?
  谁来做这些工作?
  谁来控制这个计划的执行?
  如果出现了问题,我们有多大的安全余地?
  下面是写作这本书的计划:
  首先,我们要做的事情是什么呢?是写作一本60 000字的书。那么需要完成一些什么样的工作呢?你可以在清单中看到这些工作以及完成它们的时间。谁来做这些工作呢?这里就没有授权了——全部工作都由我自己来做!谁来控制这个计划的执行呢?也是我,我需要保证在截止日期前完成工作,并在情况发生变化的时候来对这个计划进行修改。最后,安全余地有多大?那就是序号为12的那一栏,万一出现了问题,还有10天的余地来应付,仍然可以让我在9月29日的截止日里完成计划,不要管这个计划看起来像是用了电脑软件做出来的(当然我确实是用了电脑软件!)。这样的计划可以就用一张纸之类的东西画出来,要记住,不管是埃及人建造金字塔,还是很多的战争和帝国的成败,靠的是写在纸上的计划。
  所以,这就是计划。其实并不是那么难,对吧?
  计划看上去是什么样
  计划可以用很多种不同的形式来表现,上面的计划图称为“甘特图”(以美国工程师亨利·劳伦斯·甘特(Henry Laurence Gantt)的名字命名),这是一种最常见的计划格式,可以清楚地显示出在一个计划中“何人在何时做何事”。
  另外一种重要的格式是电子数据表,可以显示项目的预算或者现金流,项目的预算表示的是在计划中“何人在何时花费多少钱”,在下一章中,我们可以看到这两种格式的计划。
  无论何事都需要制订计划吗
  有些时候你可能会想,一件事情要多么重大才值得你为它制订一个计划。比如,这件事情必须是一个“项目”吗,或者必须是一个正式会议吗?它的工作量或者预算必须超过某个值吗? 我对这个问题回答如下:
  你是否遇到过这样的情况:有人跑过来跟你说:“这只需要占用你几个小时的时间。”结果两年之后,那件事情还没完,如果你遇到过这种情况,那你就应该在遇到无论什么事的时候都制订一个计划,这些事不一定非得是大项目,就像我现在做的一样,写一本书是一个相当大的项目,但是你也看到了,给这个项目制订计划并不困难,我只花了几分钟就做好了。
  所以,如果你问是否应该为每件事都制订一个计划,我的答案是“是的”,花在制订计划上的时间,比起你可能在“灭火”工作上花费的时间来说,总是值得的。实际上还不只如此,考虑一下你因为制订了计划而不必进行的“灭火”工作,你花在制订计划上的时间可以说取得了好几倍的回报,或者换一种说法,你会大大减少做“灭火”工作的时间,就像本章标题中说的那样。
  所以,现在我们最好是来讨论如何制订计划,在接下来的4章中会讨论到以下问题:
  我们正在试图做的事情是什么?(第7章)
  要完成这件事,我们必须要做些什么工作?(第8章)
  谁来做这些工作?(第8章)
  谁来控制这个计划的执行?(第8章)
  如果出现了问题,我们有多大的安全余地?(第9章)
  第10章会教你怎么执行计划,每一章都采用同样的结构,先是讨论所涉及的问题,然后给出方法来——你必须做什么事情,最后则给出一个实例。
  

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