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哈佛经理的时间管理-第1部分
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哈佛管理技能培训教程：第八单元 哈佛经理时间管理 第一章 哈佛经理的时间管理
第八单元哈佛经理时间管理
身为总经理切忌为时间所主宰，而应该做一个时间
的主宰者。
——（日）辛一
管理者应更多地注意到：如何去管理他们的时间——
一种最有价值的资源。如果能够最优化地利用和明智地分
配珍贵的时间，将增大他们的能量，从而创造更多的价值。
——（美）卡斯特
对哈佛经理来说，也许世界上只有一项资源的使用是
不需要成本的，那就是时间，但也只有时间这项资源是成本
最高的资源。如何运用每一分钟，抓住一瞬即逝的时机，奥
妙也许就在于是否能够完美使用时间。
——编者
哈佛语录 不要说什么“明天再干吧”，今日事今日
毕，明天还有明天的事。
土光敏夫
有效的管理者知道，如果要管理自己的
时间，首先应该了解自己的时间实际上耗用
在什么地方。
彼德·F·杜拉克
有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并
且可以消除的。这项因素是：管理者自己在浪费别人的时
间。
彼德·F·杜拉克
第一章 哈佛经理的
时间管理
一、时间管理概念
谈到开发时间，必须知道时间理论。理论并非是无法证明的，对理论上不能得到佐证的技术，所获得的成果也非常有限。因此，要了解时间的真面目，除了解析时间真正的内涵以外，还必须对自己如何利用时间即“活用时间”加以摸索，才能确实知道时间的本质。
□ 应用时间的理论根据
什么是时间？
令人吃惊的是，有许多作者未针对这个问题加以思考，就坦然地述说时间。这种虽对时间本质模糊不清，却能写出很多书的现实确实令人敬佩。或许是这些人过于聪明，但管理者仍对时间存有种种疑问。
以树木为例，枝叶生长的根本是根。不了解时间的本质而探讨时间，就好象无根的枝叶末梢，这种议论容易陷入错误的方向。目前，有很多此类的书泛滥于市面上。
为了有效地说明时间管理术，必须针对“什么是时间”，充分加以讨论，缺乏思想与理论根据的时间术，可说是毫无意义的废物罢了。
时间包含在人与事务中。以数学的论点看，即是一种函数关系。
时间的函数性〔f（a，β，……）＝K〕
例如：表示圆的数学关系式〔f（x；y）＝（x…a）2＋（y…b）2…r2〕，双曲线〔xy＝s〕。
类似此类函数〔y=f（x）〕，x与y之间，有着密不可分的关系存在。
同样地，时间和人、事物的密切关系，表现在时间的存在形式和数学函数中。例如，活用时间，即为左右生活充实度的密度函数。此密度函数为时间数学函数内的那一种。
数学函数的特性，其关系式为曲线（函数必为曲线）。相对地，依尝试而言，钟表上表示的时间，一般的印象是直线形象。
但是，在活用时间的范围内，绝不可能是单纯的直线关系。因为，活用时间具有伸缩性、生命性和密度性。这与活的事物（生物）相同，具有流动性、可能性和柔软性的完备曲线。
钟表时间，即表示时间以直线处理。依据这种方式，时间生存的侧面、实际生存的侧面和思考的对象，必然产生脱节的现象。持钟表时间观点的时间论，缺乏以人为中心的概念，并且干涩无味。
□ 时间的微分与积分
捕捉时间的方法有两种：
一是注意时间微小的部分，即将极小时间的变化、差异、运动、现象加以认识，称之为“时间微分”。“瞬间”是时间微分的象征，也就是无限小的时间内，于零开始到一定时间内所产生的事物。如：选手瞬间的爆发力，即在瞬间——眼睛几乎看不到的微小时间内发挥出来。两个体育选手一决胜负的关键，常决定于瞬间的爆发力。瞬间，对于时间的性质、特征和运动是最鲜明的表示方法。换句话说，时间的本质，以时间的微分观念最容易把握住。二是让时间充分地延长和堆积，时间的变化、运动和构造被称为“时间积分”。
“积分”的概念，从长时间的尺度加以了解，如“一年”、“时代”、“世纪”，即是积分的时间。
时间经过这个世界时，产生收敛现象、发散现象、循环现象和振动现象。收敛、发散、循环、振动，可思考为时间引起的作用。对这些运动特征加以认识，必须依靠时间积分方法。
时间的微分与积分，最重要的论点，为“河流”及“大海”。河水是从上游流向下游，保持一定的律动。水面上的波光粼粼，水流动的潺潺声，能明确显示时间的微分。
另一方面，海与河流不同，好舍己为人，以本身象征悠久的时间。从惊涛拍岸所产生白色的浪花，眺望海边与水平线连接的那一端，感觉上时间是停止的，让人有种回溯到一百年或三百年前的感触，或者跨越时空到达未来的梦想。
时间的本质，以“流程”而言，是属于意识流程和生命流程、时代流程，每一流程都能以时间的运动加以捕捉。如果要正确地把握住流程的运动及本质，就必须掌握时间的微分和积分规律。
时间的流程，由微分的时间和积分的时间构成。例如：时代的流程，最终是用积分方法来下结论。但是，左右流程的时间及无限小时间，是由微分方法来决定。
管理者的人生，以生存的时间流程加以捕捉。以此方式，管理者对于自己人生的微分与积分，享有共有而实际的存在。简单地说，充实自己现存的瞬间，最后形成充实的一年、十年乃至一生。
□ 时间价值的计算
下面把“时间价值”与钟表时间价值、活的时间价值，做一比较探究。时间价值，是一小时或一日的单位时间所产生的价值。然而，在某时间内所获得的价值总量（生产量、利益额）等，以下列公式表示。
价值量（v）＝时间价值（q）×时间（t）
较聪敏的人，对时间价值，以物理学方式表示：
工作效率＝力×距离÷时间（某时间内的工作量）
从以上方程式中，可以明显看出时间价值。
这些推论与事实相符。工作及人的一切活动，可从时间观点捕捉。发生的价值v，等于时间价值q乘以时间t，能加以肯定。
被实现的价值，其投入的时间，以钟表时间或活的时间场合计算，会有很大的差别。其中的
原因，由上述可以明确的了解分析。
对时间t的观察，由钟表时间和活的时间的差别，t可随之改变，产生距离。
以一日工作八小时为例。如果以钟表时间计算，即为八小时。以生存时间计算，则要考虑时间的伸缩性、厚度及密度等因素。比较的结果，八个小时工作时间会产生膨胀收缩的效果。
这种思考的困难，在于不易以常识衡量。例如：习惯于钟表时间的公司职员，公司一日八小时的工作数，要产生一日十六小时或五十小时的工作数，会有强烈的抵触感觉。
第二种较易接受的思考方式是，价值量v的差别，是由时间价值所产生的。
以刚才提到的情形来说，假设时间t为定值（八小时）。相对地，单位时间价值q，则是保持各种价值的变数。生活于钟表时间的人，其q值是僵硬的，属于安定停滞型。而生活于活的时间的人，实际的深度、延长、厚度一体化，形成时间价值qt值有无限大的可能性。
为何qt值在可能范围内极大化。钟表时间的生活或活的时间的生存生活方式，其选择方法，是根据qt值，由价值v的大小加以左右、决定。
另外，还有一个必须重视的问题，即为“效率”问题。
效率会带给时间t、时间价值q很大的影响。工作效率化，将八小时的工作时数，以五小时完成，则节约了三个小时。如此，效率提高五分之三，也就是百分之六十的工作效率。
以上的说明很容易了解，但也可能产生误解。因为效率的类型有两种，上述只是其中一种。
效率，常以“外部效率”或“钟表效率”称呼。一般广泛通用的效率属于这种。信息化、技术革新、合理化、系统化、标准化，是由人的外部对环境加以改善，使钟表效率提高，同时，也使钟表时间产生的时间价值增大。
此外，有一种效率称之为“内部效率”。是从时间论上，采取不同的角度所采取的观点。反不如钟表效率。
实存效率，并非由人的外部产生，而是由内部发生。生存构造、实存深度、充实度、判断力、集中力，能对时间产生作用，使实存效率提高，同时活的时间的时间价值也随之增大。
时间效率提高，时间价值增大，这是时间开发的重要课题。因此，钟表时间效率化、时间有效活用和时间的管理是相当重要，但如缺乏活的时间的观点与方法论的展示，则开发时间无法获得充分的成功。因此，开发时间如果在钟表时间、活的时间两方面徘徊不前，反不如在活的时间上下功夫为好，而后推展实行。
“时间意识”与人生
1．对时间的探讨
对时间的探讨，必须将以下三点明确化。
第一，时间是由钟表时间和活的时间两者共存而组成的，而后者与人的生存有密切的关系。
第二，时间是高度的抽象名词。要认识时间的重要性，必须具有高度的思考能力。
第三，时间的增长属于高层次的思考与自觉性的思考。
空间和物体，用肉眼能够看见。如咖啡杯、橱柜能根据其形象加以识别。但时间并不能与形象相结合。对时间的认识，不能依靠视觉或表面形象。
用欲求、意志、感情、情念，是无法认识时间的。因而，当管理者面临喜怒哀乐时，常忘记了时间的存在。
时间意识，是属于可知性的。管理者必须更细致地分析。
2．时间意识化程序
时间的意识化，通过以下程序施行。
首先，必须将时间加以“分节”。因为时间具有延长、厚度和密度等特性，根据这些性质，把时间区分，使事情成为可能；即依靠这些理论，这种作法，使漫长的时间，处于缓和和扩张的起伏状态。
接着，要把时间加以分区，按照区间分别。区间的重要，是将时间“切断”。例如：管理者使用“时段”是用时间区间的方法把时间分区。
再者，时间的价值，是对时间的意义和价值分析、把握。譬如：依照“顺序”进行，是一种时间的概念，展开的顺序也极有意义。另外，含有特权的空间如舞厅、皇宫、董事长室，时间也存在着特权的价值。如不能对这种时间的意义和价值加以分析、认识，是无法具有较深的时间意识的。
另外，对时间的总合的认识。如在区间（期间）的范围内加以把握，是属于总合认识；在某种情况下，必须对时间的实存性质、意识、价值，做总合的认识。历史认知，是时间总合认识的典型例子。时间意识，需借助于时间积分的考察方式和手续。否则，不易取得良好的效果。
时间的意识化及时间意识，对开发时间来说，是不可缺少的。因为开发时间是从将抽象的时间意义给予意识化开始的。开发时间是以时间价值增大，自我充实为目的，即你对时间意识化做到了某种程度。
事实上，每个人都具有某种程度的时间意识。有许多情况管理者对事情并非十分自觉。所以，没有充分做到时间意识化。有时，对现有的时间意识已感到满足，未能充分实现时间意识化。
这些都将成为开发时间的绊脚石。开发时间的出发点是意识的转换。如果没有不停的时间意识转换，你要开发时间，是无法获得成功的。
时间的知性与感性
管理者对时间认识的能力，相当于对时间的体会，即依存于判断力、分析力、推理力、构想力等理性的思考和感知，而带给人们时间意识。
认识时间的源泉，除了理性以外，还有另一种点——“感性”。
感性的行为，又可称为“感觉”。把时间当作一种捕捉感觉的作用，称为“时间感觉”。
管理者具有一定的时间感觉是毫无疑问的。在进行某些行动时，虽然没有看钟表，但对于时间的早、晚、长、短有实质的感受。关于时间的密度、运动、律动，也存有一定的感觉与体会。
每个人都具有不同的感觉，感觉可以说是一种能力的表现，因个人而有差异。同一个人的身体内，这种能力于睡眠中会产生很大的标准差。
时间感觉，现象非常明显。在所有的感觉中，时间感觉一直处于负数的状态。例如：“短”、“长”、“时间过了很久了”、“就快了”、“在这期间”，管理者经常保持这种惰性的时间态度，是无法与钟表时间所把握的精确度相提并论的。此外，对于形态、色彩、规程、味道、温度的识别能力，也是相当有限的。
一般人认为时间具有惰性的性格。但以管理者的观点，这并非是属于性格，而主要由以下两种原因产生：第一，时间感觉较他人散漫；第二，时间意识不发达。如果不从根本上加以改进，即会一直处在迟钝的时间感觉中。
相反地，为了提高认识时间的能力，对时间的感觉、使时间意识明确化，是相当重要的课题。在睡眠中，锻炼出判断是否处于胡思乱想或清醒的状态，才是有效的方式。
理性与感性，是开发时间的两种牵引力。强烈而明晰的理性，敏锐的感性，能给开发时间的很大的贡献。通常，管理者是以理性为基础，感性能辅助理性、能更完整地认识时间，甚至全面性地取代理性。
时段主义的误区
认识时间的方法之一，是借助于钟表，对时间加以表示，设计“时段”，详见表示时间位置、时间经过。这种对应的形式称为时段主义，即“将时间予以时段化的思想及观念体系”。“时段表现主义”、“时段分割主义”、“计划主义”等都是由“时段主义”变化而产生的时间观念。
由此可知，时段主义的合理性，是毫无疑问的。它使时间意识发达，有着很大的贡献。钟表的发明，给予时间物理量上的衡量标准，保证时间的正确性。让管理者能针对休闲时间、工作时间，合理的计划与管理，使效率得以提高。这些是时段主义的优点。
从反面来看，时段主义将时间完全时段化。关于时间的问题，延伸到管理者的问题，全部予以数量化，最后还原成一张计划表。时段主义是很容易掌握并很实用的方法，但由于它是彻底的还原主义，把“人生与时间”的实际重大问题，以乏味的时间计算术歪曲和矮化。这是时段主义所产生的致命性缺陷及其危害。
在所谓的时间管理论中，这种问题总是重复提到。世上泛滥的时间管理论，即是本质性的时间加以管理的思想论调与观念体系，它立足于时刻主义、计划主义是毫无疑问的。
从时间术来看，时间管理是十分有效的方法。旧有的时间管理论根本的缺陷及实际存在已完全无法脱离时间的问题，在毫无疑问的情况下从头至尾，将时间问题以时段及计划方式来处理，这就是它的缺点。对
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