高效冠军-第6部分

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　　ü “多工”还是“专一”：澄清这个困扰与误导许多职场精英的工作习惯问题。
　　ü 战胜惰性的拖延：拖延是阻挠你表现出众，妨碍你获得成就、快乐与提高收入的一大敌人，这一部分会让你认识拖延的原因，以及克服拖延的方法。
　　ü 定下个人高效守则：这里将讨论决定高效与否最关键的两项问题：准时，不要过度承诺。
　　在下一个高效元素3，你会学到如何将这些高效的基础原理应用在日常的工作当中。
　　6。 轻重缓急“优先序”
　　积极上进、追求卓越的人都会很忙，要在激烈竞争的高速环境中有出众的表现，还要兼顾高品质的生活安排，必须懂得区分事情的轻重缓急，做好“优先序”的取舍。在这一章节里，你将会学到：
　　ü 定“优先序”的有效方法。
　　ü 如何坚守你定的“优先序”。
　　定“优先序”的有效方法
　　我们生活当中最重要的事情，很多时候不见得很紧急，例如制订你的健身计划；而紧急的事情，也不见得一定重要，例如，你家里来了不速之客，你不得不招待他。许多人每天生活在一连串的“紧急事件”当中，当事情很紧急的时候，不论是否重要，不论我们正在做些什么，通常我们都会，或是必须立即反应处理。需要我们去立即处理的紧急事件总是会发生的，但是当生活当中绝大部分都是“紧急事件”，让你应接不暇的时候，就是一个很大的问题了，你会：
　　2 无法去完成你每天最重要的事项，重要的事情都被拖后，之后到了最后期限又变成更多的“紧急事件”。
　　2 每天感觉“事情太多了，但又总是觉得工作进展很慢”。
　　2 长期压力过大，心理和身体都出现问题。
　　2 没有时间关心家人，亲情与感情生活出现问题。
　　要解决这个问题，需要先了解“时间线”和“逾期的紧急事件”的观念：
　　2 想象一条横的“时间线”，左边是“过去”，右边是“未来”，你站在正中是“现在”。
　　2 “时间线”上面刻了许多个小点，每个小点代表一个小时，你右手边“未来”的一个个小点，不断向你移近过来，经过你脚下的“现在”，再移向你的左手边，
　　成为“过去”。
　　2 现在，如果许多的时间小点上面，有一个个的任务必须完成，每一个任务所在的时间小点就是这个任务的“期限”。当这些任务的期限，随着时间由右边移动向左，到你的“现在”脚下，就是期限到了，如果你还没有完成这个到期的任务，它就是“逾期尚未完成的任务”，通常这些就是老板、客户追着你询问的十万火急“紧急事件”，我们称这些为“逾期的紧急事件”。
　　2 “逾期的紧急事件”随着时间推移继续向左移动，到了你的左手边。如果你的左手边“逾期的紧急事件”累积得越来越多，你的压力就会变得巨大。你每天就会被这些堆积如山又十万火急的“逾期的紧急事件”给逼得喘不过气来，更不用说有什么时间和精力去做其他的事情，或是去订未来的计划、陪伴家人，或是健身了。
　　

高效元素2：高效基础原则（2）
当你每天有很多“逾期的紧急事件”，你的专注力就会集中在“过去”——“时间线”的左手边，你的生活是处于“失控”的状态，完全被做不完的工作给控制住。你的精神状态会是抑郁不安而紧张担忧的。
　　最理想的生活状态，是可以每天将大部分时间专注在“未来”——“时间线”的右手边：事情还没有发生你就已经事先处理好了，这样，就不会堆积一大堆“逾期的紧急事件”了。你的精神状态会是“未雨绸缪，高枕无忧”，感觉你是完全掌控一切的。可是要做到完全掌控并不容易，你必须：
　　1。 在初期，强迫自己每天多安排些时间，开始去多做些“未来”的、还没到期的“重要任务事项”（后述），以减少它们逾期的机会。
　　2。 也因此，在初期必须付出更多的时间与精力，努力快速地完成手上“逾期的紧急事件”，尤其是那些“有关生死、铁定要完成”的事项。（在下一个元素“高效元素3：　冠军高效系统CPS”将会教你如何最快速地完成手头的工作。）
　　3。 有些“逾期的紧急事件”，因为时效已过，或许意义与影响已经不是那么的大，你可以想办法与老板、客户商量，看看是否可以不用再去做，或是用别的更有意义的事项来取代它。
　　4。 一直坚持这样的方法，慢慢使“过去”与“未来”的事项达到一个比较健康的平衡。这当然是不容易的，你可能需要花几周到几个月的时间来做到。但是，这将
　　会是值得的，因为你会重新开始掌控你的生活。
　　前面第1点提到，你要开始去多做些未来的“重要任务事项”，要了解哪些才算是“重要任务事项”，你就必须很清楚每一件事项的轻重缓急“优先序”。时间管理大师艾力克·麦肯锡最早提出分开任务事项的“重要性”与“紧急性”，来帮助了解事情的优先序；史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》中，更清楚地定义了著名的优先序表格：
　　紧急 不紧急
　　重要 象限I 象限II
　　不重要 象限III 象限IV
　　柯维的主要观点是：多将时间花在“重要，但不紧急”的象限II。安东尼·罗宾斯在《The　Time　Of　Your　Life》培训当中的“Time　Targets”，更加贴切地阐述了这个观点。我依据这些顶尖大师的理论，发现在实际工作与生活当中，这样一个“高效优先序靶”更能够表达出优先序与重要性的关系：
　　A。　重要，不紧急
　　最靠近靶心的区域，也就是在“时间线”右手边“未来”的重要但不紧急的事项。是否重要，是依据能不能带领你更加靠近你的事业与人生目标来决定。这个是你要专注的区域，如果你能够多花时间与精力在这个区域，就可以减少之后紧急事件的发生，久而久之，你对工作与生活的掌控度就会提高。
　　例子：预防与准备的工作，订计划，改善沟通能力，照顾自己的身心健康，个人学习成长，投资自己参加培训，人脉拓展与管理，收纳管理，培训手下，练习授权，理财投资规划，对你身心有益的休闲减压活动。
　　B。　重要，紧急
　　这个区域大多数人应该很熟悉了，就是你每天遇到的“立刻要做”的、“火烧眉毛”的，而且是重要、必须完成的任务事项。这些事项大多数是无法避免的，但是太多了你将会被“烧尽”，所以你要尽力减少这类紧急事件的数量，方法就是在重要的事项还没变成紧急事项之前，先在前面的A区就将其完成。
　　例子：危机、急迫的问题事件，逾期的项目、任务，老板要求立刻办理的事情，客户严厉的投诉。
　　C。　不重要，紧急
　　许多不重要的事情，因为它的紧急性，容易让你误以为很重要，其实与你的目标没有什么关联，如果你立即去做，就等于你宝贵的时间被人抢了，你要练习拒绝它们来打断你正在执行的重要事项。
　　例子：不速之客来访，不重要的电话、电子邮件，不重要或是没有产出的会议，吸引你注意力的一些活动，不好意思拒绝的要求。
　　

高效元素2：高效基础原则（3）
D。　不重要，不紧急
　　这是大多数人想要逃避现况的时候，去做些不用动脑筋、消磨时间的事情，或是一些对你没什么帮助（甚至有害处）的玩乐或活动。做完这些不会让你更有精力，或是更快乐，大多数时候除了让你暂时从现实中逃避一会儿之外，没有什么好处。
　　例子：看没有意义的电视节目，上网闲逛，没必要的应酬，打游戏机，做琐碎小事，与人八卦闲聊，看垃圾邮件。
　　这个“高效优先序靶”的目的，就是要你化被动为主动，时时专注在靶心A区，一步一步地开始掌控你的生命。
　　依据在ABCD各区花费时间的百分比，可以判断一个人的特性：
　　A区重要，不紧急 B区重要，紧急 C区不重要，紧急 D区不重要，不紧急
　　0％ 0％ 40％ 60％ 完全迷失型
　　5％ 25％ 30％ 40％ 漫无目标型
　　5％ 50％ 25％ 20％ 忙碌大众型
　　10％ 80％ 10％ 0％ 工作狂型
　　40％ 40％ 10％ 10％ 高效人士型
　　50％ 40％ 5％ 5％ 高效冠军型
　　你可以给自己评估一下，看看你现在在每一个区各花多少时间，再给自己一个目标，你希望在3个月后、半年后，如何增加A区的比重，看看自己可以达到什么样的程度。
　　80/20理论
　　另外一种看优先序的角度是，著名的80/20理论。在1906年时，意大利的经济与社会学家维尔弗雷多·帕累托（Vilfredo　Pareto）发现，在他所居住的瑞士，80％的财富是掌控在20％的人手上。在1940年的时候，美国的管理学家约瑟夫·朱兰（Joseph　M。　Juran）博士，将这个经济学理论应用到管理上面，他称之为“关键的少数以及平凡的多数”。应用80/20理论的例子有：
　　ü 20％的客户，会带给你80％的收入。
　　ü 20％的人口，掌握80％的财富。
　　ü 20％的销售人员，会带来80％的业绩。
　　这个80/20理论也可以应用在我们的高效优先序当中。你要是能够区分你所有事项当中“最重要而不紧急”的20％事项，这些就是你应该专注的“关键的少数”事项。如果你能做到这一点，那么你将更容易专注在这20％最重要的事项上，快速产出80％
　　的最重要结果，这就是高效了。
　　如何坚守你的“优先序”
　　如果你已经按照前面章节的练习一步步做过来，现在应该有了你的个人愿景目标以及价值观。当你清楚你的目标，遇到事情的时候决定它的“优先序”就会变得清晰，因为你可以衡量这件事情是否符合你的目标，以此确定它对你是否重要，你是否该去做。但是，道理虽然简单，不见得就很容易遵守“最重要的事情先做”，如果你已经试过遵守优先序，但是效果不好，很有可能是因为，很多时候最重要的事情“不见得”是你最喜欢、最想先去做的，例如：
　　2 你的目标是要有健康的身体，但是要你每天5点半就起床去跑步，一大堆好吃但不利于健康的东西又不能吃，“不见得”是你所喜欢做的。
　　2 你的目标是45岁以前就可以金钱无忧地退休，但是要你完全放弃每天晚上看2～3个小时好看电视的习惯，“不见得”是你所喜欢做的。
　　2 突然有一个“很有趣但是不重要的东西”出现在眼前，你“不见得”就可以坚持不理会它，继续专注于你现在手上最重要的事情。
　　在繁忙的日常生活当中，可以坚守“优先序”，是一个人成功与否的基本关键，但是“不见得”容易坚守。我曾经在演讲当中说：
　　“一个人成功的程度，与他是否坚守优先序的程度成正比。”
　　以下这些方法，可以帮助你更容易坚守你的优先序：
　　ü 每周至少检视一遍你的个人愿景、价值观与短期、中期、长期的目标，提醒自己哪些对你的事业与人生是最重要的。
　　ü 对于每一个目标，最好写下来“如果达成了会有什么乐趣、好处”，以及“如果没有坚持而失败了，会有什么后果与痛苦”，用快乐与痛苦的力量，来驱动自己哪些该做，哪些坚决不要去做！善用快乐与痛苦来驱动自己，是非常强而有力的，但是记住，关键是必须写下来让自己看得到才会有效。
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高效元素2：高效基础原则（4）
ü 将你每天的最重要事项排上你的日程表，坚持该时间段一定要专注执行该任务事
　　项，对其他的打扰与诱惑勇敢地说“No”。要强化效果，可以在旁边写上好坏结果会带来的快乐与痛苦，如此可以帮助你养成坚守日程表的习惯。
　　学会了如何区分事情的优先序，你就可以将其应用在日常的工作与生活当中，加快你达到目标的速度。
　　我的心得与即将采取的行动：
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