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向上,向上,做副手的学问-第2部分
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前言（2）
当我做好准备时，两小时的电话往来，苦读文件，审核报告材料都会变成杰克书桌上一份只用30秒的“短平快”事项。我输送他做决定需要的基本材料，这样他就可以做好决定，继续进行其他事情。如果他递给我一张便条，问一个我还没有料到或无法回答的问题，那么我的工作就做得还不够好。我是否善于读透别人的心思？不。但是我注意周围正在发生的事情，确保了解它们为什么发生。我假设自己是一个因果问题的研究者，这样我就能够相当准确地估测主管需要什么样的材料，然后适当地压缩材料。这种准备主要是信息收集、沟通和协调——任何一个想成为简短材料专家的人，无论具体的工作任务是什么，都要这么做。 例如，仅仅省略一个客户投诉或问题，并不能创造时间。相反，还会浪费时间。邮箱很快就会爆满。没有协助的话，主管就必须停下他或她手头的工作，查清出现的问题，谁在处理这个项目，就此正在采取什么行动。这往往意味着打乱了轻重缓急，分散了注意力，无法顾及更紧急的事情。有了适当的协助，投诉放在主管桌子上时就有说明要点的注解或备忘录，这样老板就会确定顾客满意，然后采取措施确保这种情况不再发生。这样，可能要吞掉几小时的事情几分钟内就能解决。 如果你这么做，你的老板就能够跳过费时的初步工作，把她或他的精力集中于最终结果上。我筛选杰克·韦尔奇收到的每个事项，确保里面没有无关紧要的内容或其他可以由另一层人员处理的方面。如果杰克问我：“哈里怎么处理这件事情的？”下次我就递给他关于这件事情一个类似的文件，我会事先联系哈里，问一些基本问题。时间太宝贵了，不能浪费，除非绝对必要否则不能多接触一张文件、一个项目或问题。有时高度接触是不可避免的，也是很重要的。但是训练有素的一次接触性或低接触提供了额外的缓冲，可以用来发展企业，或灭掉会毁掉整个业务的危险火苗。 疏离的词汇 由于我偶尔会闯祸，所以我有意地在前言中有点争议性地用“S”开头的词。我的职业开端是当秘书（英文中秘书以S开头），现在还是“秘书”。我接听电话、回电话、速记、打字，做许多其他的传统秘书工作。但是作为行政助理，这个头衔准确得多也更令人高兴，我承担了无数管理的角色——项目经理、协调者、沟通者、处理麻烦者和其他类似的职能。实际上，我的身上混合了这些职能。 在前几页中，我说我们都是经理。我们也都是助手。不管你坐专职司机驾驶的豪华轿车上班还是乘坐巴士上班。我们都时常充当——而且应该充当助手，卷起袖子，做些令宏伟的商业计划成真的平庸工作。 我可以毫不脸红或不安地承认，我的职业花在当助手上。这渗透了我全身每个细胞。我的母亲整个职业生涯都在做助理，大部分时间在为康涅狄格州布里奇波特市的一个木材公司工作。她为自己的工作自豪，而且干得很好。早在20世纪40年代为布立特木材公司当助手时，通常要每周六早上没有任何报酬地来到办公室，写鼓励信给“二战”中在海外服役的美国士兵、船员和空军。除了卖高质量的产品之外，这个公司还懂得良好的社区服务的重要性。难怪她会喜欢这份工作。 助手这个词已经丧失了它一度可能具有的威望。但是，离开了训练有素、动力十足、充满活力的后勤人员，公司仍然无法生存。无论称之为STSS（为小事流汗）的副总裁还是其他名词，我可以说这些人身处前线，往往是每个组织里承担“打开门和灯”这种基本职能的排头兵。商业企业和其他非商业组织是复杂的事业。要成功，就必须把许多零件融合在一起，协调作用，跨越紧急的最后期限、穿越时区和国界。没有奉献和坚决的协助，所有的战略思考、详细计划、命令—控制结构、创新和高科技都会失败。无论哪种职称，必须要有人来执行工作。 例如，很多商业书籍和杂志文章中提到杰克·韦尔奇有手写便条给通用下属的习惯。他的目标之一就是能够跟任何职位的员工和文件接触，打破令大多数总裁孤立的障碍。但是还有一个更基本的目的：许多这种便条仅仅是想伸出双手，给那些正在努力工作接近理想、满足客户或制造高质量产品的员工提供一点帮助——哪怕一个想法、一个暗示、拍拍肩膀鼓励，甚至连内容强硬一些的便条——那些开头是“怎么搞的？”的便条——也旨在帮助打破僵局，提供解决办法。顺便提一下，我从来没有代写过这种便条或模仿他为别人签名——当处理这些事情时，他确实是自己的助理。 如果商业人士努力使自己每天必须做的上百个行动富有价值，而不是先确定哪些行动有利于长期目标，这样只会把自己逼疯。原因是用秘书这个词语产生了太多麻烦，结果这个词外面包裹了太多关于后勤人员目的的评价。我们需要回到工作场所的实质：无论你的工作、薪水或职位如何，如果你没有在帮忙，那么就是在阻碍工作。 无论你的职位是什么，管理的实质就在于令事情发生。这听起来是否要求太低了？不够冠冕堂皇？我不这么认为。25年来我担任了各种各样的职位，每当自问一个问题，得到的回答都是非常满足的：我今天做的工作是否有助于达到一个目标？我通常能得到肯定回答——即使我所做的不过是创下人类一天能够回复邮件数的新世界纪录。我是个投资者这一点也很有利。我在自己身边发生的事情上投资时间和精力。我不退缩不前。这也是我要谈的另一个秘密。
前言（3）
如果你的机构——我用机构这个词来扩大讨论的范围——已经明确地认识到值得投资的目标，那么就会有所助益。如果你自问我上面问的问题而没有得到一个满意的回答，这可能意味着你待错了地方。你可以找到一个新的机构——或者你可以通过管理上司、下属和同侪来帮助改变自己，这样你就可以问同样的问题，得到的答案令当普通员工、经理或总裁都成为一种愉悦。 这就是管理上司所要谈的内容。管理上司的小帖士 管理并不是工商管理硕士的专利。 我们时常都是经理，也都是后勤人员。经理也要卷起袖子，跳进壕沟。 那些管理上司的人要像经理一样思考和行动。 一个好的经理人要研究因果。 只是了解你周围正在发生的情况还不够好，你得知道为什么发生。 如果你没有在帮忙，那么就是在阻碍。 问自己：我今天做的工作是否有助于达到一个目标？ 。。
融洽
奥斯卡·王尔德曾说：“当众神惩罚我们时，是在回应祷告者。”换言之，小心你的愿望。 1988年秋，我根本没有兴趣成为通用的主席兼首席执行官约翰·F韦尔奇的行政助理。实际上，自从我在通用公司人力资源部担任行政助理以来，我就祈祷能被提升，获得通用供应部里一个基层管理者的职位。一方面，我希望能够向上升，但是另一方面，我喜欢自己的老板、同事和我当时的工作。这两个愿望相互矛盾，无法兼得。 当时，我已经在通用待了12年多，担任了各种各样的行政职务。公司人力资源部是其中一个更高的台阶，任务众多，有很多机会能与高级领导和公司最热门的业务打交道。在人力资源部的一个好处就是你能够参与各种不同的领域，而不会总是做同样的事情。我知道人力资源部容易遭到指责为太“后勤化”或者“容易暴躁”，但是这种批评有失公允。一个好的人力资源部不仅仅分发收益手册，而且推动员工成功发展。 我在人力资源部得到的广泛经验令我有信心争取公开招聘的管理职位。这个工作必须管理一组地区销售设施，由通用供应部分销产品。我积极地争取这一职位，超越了大部分的人事障碍。杰克·佩佛（Jack Peiffer）（公司人力资源部副部长以及我当时的上司）赞成我的行动。他是个了不起的老板，为人实事求是，他对我的祝福不仅在政治上而且在私人关系上也非常重要。但是，要最终得到这个职位我仍然有点麻烦，所以我去找他打听情况。他没有像往常那样直接回答我，而是闪烁其词，最后说进一步考虑后，他认为这个职位不适合我。我非常震惊，愤然离开他的办公室，下决心要么得到提升，要么辞职。我单身而且没有孩子，当时——现在仍然奢侈地享有独立，可以做些鲁莽的行动。我在通用工作很愉快，但是我不打算忍气吞声，就此罢休。我想要突破。几天后，佩佛先生把我拉到一边，跟我解释事情的进展：杰克·韦尔奇的行政助理海尔格·凯勒要离职结婚了。我已经被选入候选人名单，而且极有可能当选。我很快地考虑了一下是否要退出候选人名单，但是我不想让那些显然正在赞美我的人们尴尬。我也很清楚像通用这么庞大的公司，管理层的聘用程序是怎样的。或许我得学点新东西。我同意加入筛选，而且如果我真能更进一步，就可以获得杰克·韦尔奇的面试。不争取管理职位似乎很说不过去，但是当时对于我来说也是明智之举。但是我从来没有自我欺骗地认为佩佛先生和公司会拿出标准，反复权衡罗塞娜是做经理好还是助理好。人力资源的首要目标是：用某个有良好工作记录并且能够应付一阵的人来填补首席执行官办公室的空缺。杰克·佩佛是个人力资源老手，他很清楚要让一个高级经理跟一个助理配合是多么难，一旦选错人那会浪费多少时间，减低多少效率，造成多么严重的后果。一个成功的配合还来自个性是否投缘。对人力资源部来说，给首席执行官找一个助理比填补通用供应部的经理职位要重要得多。人力资源部暂时令我失望更容易些。回首过去，如果当时我处在杰克·佩佛的位子上，也会做出跟他一样的决定。而且，我并没有失望太久。 书包 网 。 想看书来
好奇心女士和计算失误（1）
当时，我没想到自己有可能获得这个职位。 为什么呢？ 因为我真的不想得到它。但是回顾过去，我意识到“没有可能”的思维使我比其他候选人有更大的优势。我不害怕，并没有过度准备，在几天后与杰克·韦尔奇共进午餐的一小时面试中没有过度推销自己。 而且，杰克·韦尔奇“派”当时还没成型，或者更准确地说，还处于幼年期。做了七年的首席执行官之后，他已经能够吸引媒体注意力，媒体对他大多数都是批评，或者至少强硬而怀疑。那时，韦尔奇的减低成本、精兵简政、打交道的风格已经成为专栏作家和批评家的素材，但是在通用总部，他只是首席执行官而非传奇或偶像。杰克·佩佛和我每天打交道的其他部门的负责人，对我来说更直接更真实。杰克·韦尔奇只是其他人雷达扫描仪上的一个点而已。 或许，我要对这些评价表示抱歉。但是请不要误解。杰克·韦尔奇当时确实震撼整个通用。然而，当时在大多数通用总部员工眼里，他并没有获得比其前任瑞格·琼斯（Reg Jones）更多的敬畏。通用作为世界上最大最有价值的公司的辉煌时代尚未到来。 虽然我没有特别准备这次面试，但也没有像说起来那么懒洋洋。在这样一个大公司的这个层次，几乎要涉及上千个事情和职能。我可以好几周乱抓乱撞而不得要领——或许无法真正了解任何事情的皮毛。撇开潜意识中认为自己不可能获得这个职位不谈，单单要有胆子虚张声势已经够疯狂了。 首席执行官们或许并不总能令人敬畏，但他们既然能够达到高位，自然能够辨别骗子。我不是说准备就等于欺骗。恰恰相反。但是最令人印象深刻的准备源于自己现在的工作非常有效率。好的面试准备不在于操练、模拟问答或者着装演练。最有效的是建立作为团队队员的声誉、显示出愿意承担责任、工作中提出新方案、工作有成效。今天我明白了什么是最关键的，倘若当时没有获得这份工作会失去多么宝贵的机会，如果再给我一次机会我或许会事先多做点功课。但时至今日我仍然要说很容易表现过火。有好几次我开玩笑，说些闲话，努力缓和战战兢兢的气氛，而那些来跟韦尔奇面试的男男女女们如果放松的话本来满可以达到要求的。我当时说不出来的是“这个家伙对你的记录和简历跟你自己一样清楚。现在他想知道你是谁。只要进去，自自然然就好”。 我知道——说总比做容易。轮到我时，虽然没有戴幸运手镯也没有穿晚礼服，可我还是紧张。担心自己准备不足会弄得更紧张，我没有颤抖或口吃；我居然脸红。当我意识到自己在做什么时，脸又红了。红扑扑的脸颊正好跟我的蓝色裙子形成鲜明的对比。 这次面试花了不到一小时。无论过去还是现在，面试内容都已经模糊了。他坐在办公室休息区边上的椅子上，我坐在沙发上，面朝一扇落地窗，上午明媚的阳光从窗户洒进来。我的大脑只有一半在思考，哦，我无法相信自己正坐在这么可爱的办公室被这个人面试。大脑另一半在说，镇定，注意问题，这样才能至少想出一些比较聪明的答案。令我惊讶的是他没有用我听说过的那种机关枪风格拷问我，那种快速开火的问答实际上是他的一个标志，而我花了好多年才习惯这种风格。杰克·韦尔奇的商务会谈或者报告的最好衡量方法不是靠花费时间做标准；而是由QPM衡量——每分钟问题数。 我很感激那天我们谈话的QPM率比较低。他的大多数问题旨在衡量我愿意为这份工作承担多少责任。他显然想找一个能够配合——或者说非常接近——他自己的责任的人，今天的行话中这种责任的基本表达为两个数字：24和7。我工作勤奋，相信完全投入工作，但是我当时没有真正理解杰克·韦尔奇式的责任。 可现在，我明白了。 那次面试中，我非常迷惑他想干什么，并且告诉了他。我问他是否在建议我们应该试试，看我们是否非常适合。他坚决否认了。他没有兴趣做试验。我要么一开始就干——他也是——否则我们就分道扬镳。 然后他像最后的面试杀手一样对我突然袭击： “你让我想起了我的前妻。”他说。 我惊呆了，一下子陷入沉默。 我能够想到的最好回答是：“这对我获得这份工作的机会来说可不太妙。” 我俩大笑。现在想起来，他的意思是说我的独立性格跟凯罗林很像。他们经过28年的婚姻在那之前的一年离婚。 我们分手时他建议我可以花些时间考虑这是否可行，我是否愿意接受这份工作。 我不需要考虑太多。我上钩了。完完全全上钩了。我本来以为会有个粗暴的老板抛出各种我无法回答的难题。结果相反，我碰到一个尽管很商人但却毫无顾忌大笑又坦率的家伙，我们的谈话友好、轻松又无所不谈。我喜欢他和他明确的目标感。他没有用迫使我承担责任来吓跑我，而是让我充满活力，纳入他的轨道。 大约一周过后，12月2日，我被邀请去他的私人餐厅午餐。当我到达时，海尔格告诉我当天的菜谱是烧烤酱小排骨，而厨房已经没有餐巾了。然后他祝我胃口好！ 这非常有趣。我点了一小盘水果切片和松软干酪。我对
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