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怎样说话才打动人-第22部分
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旰螅�200万美元的利润卖掉了这幢大楼。
先生们，让我们学会做梦，那么我们有可能发现真理。
弗里德里茨；克库勒（1829…1896），诺贝尔化学奖获得者。
有创造性的人学会把他们的难题留给潜意识思考，同时他们去放松、做白日梦或者处理其他问题。
第七部分书面沟通简明扼要
我们已经知道，在面对面的沟通时，信息传递中55％依靠我们的肢体语言，38％依靠声音，7％依靠口头语言。但在书面沟通时，我们则完全依靠语言。我们使用的词汇，我们的表达方式，以及我们的谋篇布局，或者传达了我们的意图，或者被人们丢在一边。
写作是一种应用性的技巧，你可以遵循下面几个简单又有效的指导来改善你的写作技巧。
为了改善你的写作技巧，选二三个备忘录、报告或你写好的信件与下面两节的指导大纲进行比较，然后选出一二个按照大纲重新写。
人们都很忙
人们没有时间反复阅读文件、合同以达到充分理解，通常他们选择一些内容来阅读，然后理解它，并按此规定行动，然后又继续做下一步工作。如果你的文章又长又复杂，并且使用很多长词、偏僻的专业术语和华丽的短语，人们会对读你的文章感到厌倦；如果你不能清晰地陈述你的目的，如果你的主要观点不突出、不明确，如果你的思想缺乏组织、缺乏吸引力，你将会浪费人们很多时间去理解它们。这些都将极大地降低人们的阅读兴趣，减少按你所说的去做的机会。
事实上有效的写作有三个要点∶
1。必须容易阅读。
2。必须容易理解。
3。必须能够说服读者。
如果你能使用较短的词汇、较短的句子，你的写作是成功的。
谨慎地选用你的词汇
使用短词
许多人认为较长的词汇会含有较复杂的含义，而简单的词汇含义简单，因而他们的文章不必要地堆砌词藻，这样使读者读起来很困难。当然有些短词意思确实简单。比如∶猫、帽子、坐。而另外一些短词却不尽然，比如∶真理，爱情，灵魂。简单的语言并不一定主题简单，使用短词写作，也不会使你的文章过分简单，反而会增加它们的可读性。
要尽量选择短词，少选择长词，所谓短词是指那些少于三个音节的词汇，但有三种例外∶
1。大写词汇，如∶澳大利亚（Australian），一月（January），星期六（Saturday）。
2。由短词合成的词，如∶簿记员（bookkeeper），尽管（nevertheless），每个人（everybody）。
3。以es或ed构成的三音节词汇，如∶承认（confesses），消化（digested），资源（resources）。
还要注意以ing结尾的长词。它们可能具有三个以上的音节，使读者感到阅读起来困难，因为它们需要一个视觉过程。选择那些表达最精确、最经济、你的读者最熟悉的词汇，这些词汇也许是你在面对面交谈时使用的词汇。
这并非一成不变的准则，一些短词不便于阅读，你要学会取舍。
何时使用长词
尽管我们说使用短词会方便读者，但是文章中还是会大量运用长词。这些长词有些是必需的，但有些只会难为读者。如果要用事物的名称或技术词汇，可以使用长词。如果是为了更加精确地表述你想说的事情，可以使用长词。但它应是唯一的或具有特殊描述性的词汇，或者可以附加额外的意思。
如果使用长词可以节省你所使用的短词，比如“unemployment”（失业）一词是经济学中的词汇，它节省了几个短词“它表示没有工作”。如果使用的长词是广大读者更加熟悉的，比使用短词更有效果，那么使用长词。
在你认为长词可能会给读者带来麻烦时，不要使用长词，大多数人在他们繁忙时是不情愿查词典的。
不要削减所有的长词，仅仅削减那些不必要的词汇，使用那些最能表达你的意思的词汇，那些使读者感到更加亲切熟悉的词汇，运用那些经济的但是具有丰富涵义的词汇。如果可以使用“city（都市，城市）”，我绝不使用“metropolis（主要都市，大城市）”。
马克；吐温（1835…1910），美国幽默家、作家。
第七部分书面沟通简单明了
避免专业词汇和“噪音词汇”
对大多数读者来说，专业词汇会使文章难以理解；同样地，使用流行的“噪音词汇”也不会使人们分享其所拥有的涵义。如果你想使用专业词汇或“噪音词汇”，你要确认你的读者能够理解你所使用的词汇的涵义。
使用短句
许多人把词藻的堆积等同于文章的重要性，他们在文章中填充大量华丽的短语和过渡词汇，使用复杂的句子结构，过多的重复和修饰，而这些并不能使文章易于阅读和理解。
长句令人厌烦，它们阻塞了对你文章所提供的信息的阅读和理解或按其指令行动的可能性。短句有助于将我们的思想分类，使每一要点清晰，也便于读者比较容易地把握我们的思想。短句不会使文章过分简单化，反而会使读者容易阅读和理解，它们会增添你的备忘录、信件或报告的可行性。
幸好长句是相当容易矫正的，有三种方法可使长句变为短句∶
其一，删去不必要的词汇（我们经常发现不必要的词汇、华丽的短语和过多重复）。
其二，去掉复合句的连接词，使之成为两个简单句。
其三，通过去掉过多的修饰辞减少句子的复杂性（比如∶“无论如何”，“除此之外”等等）。
使用由一到十个字组成的短句
现在我们来缩减你句子的平均长度，使文章更有可读性，这样做可能会使你的文章增加一些跳跃性和活力，使文章更有吸引力和说服力。
你无法控制文章主题的复杂性，但是你可以控制你所写的文章的复杂性。在文章中你可以选择那些最简洁的词汇，便于阅读；你可以选择短词和短句，这样使比较复杂的主题容易理解。
去掉不必要的短语
许多不必要的短语混在公文中，这些多余的词汇花费读者很多的精力，既增加了句子的长度又增添了阅读的困难。
去掉过多的重复
重复是不必要的反复，这种重复是如此普遍以至于我们几乎很少认识到，它们一遍又一遍的重复，而没有附加任何新的信息。比如∶“铅心的笔”、“全面完全的”等等。这些词语增加了句子的长度，增添了阅读的困难。
分离复合句
我们经常要把两个句子合成一个句子，当两个句子含有一种意思且只含有一种意思并且它只有一个主语和一个动词时。
对于上面那段话，可以改写成∶
我们经常把两个句子合成一个句子，这个句子含有惟一的意思。它只有一个主语和一个动词。
减少复杂句型
减少句子的复杂结构可以使你的文章更容易看懂，使读者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上面的句子可以改写为∶
为了便于读者抓住你的中心思想，减少句子的复杂性，这样改写效果会更好。
不要过度松散
在适当修饰与随意拖长、漫谈式的文章之间是有区别的，后者是由于我们头脑的高速运转，随想随写，而在我们意识到这点以前，我们的文章写得又长、又复杂，又松散。
“像这类的问题我们已经经历过几次了”，当你写到这句话时，你的脑海里浮现出很多的往事，这些事情足以使你要扩充并解释你的这句话。于是，你又写到“在许多场合我们讨论过这个问题，不幸的是以往的努力都是徒劳无益的。但是，现在我们还要努力去试一下，我还是要建议……”试着去掉这类的词汇∶“因为”、“因此”、“不论如何”、“所以”，用句号把句子分开，使每个句子相对独立。
不要冗长乏味，也不要居高临下地责备对方
你是否收到过包含这些短语的信？
按照你的要求……
首先感谢你的配合……
请你相信我们一直非常关注……
我们要求密封后返回……
我们的办公室已经收到你的会晤约定……使用这些短语的人可能认为这样听起来很正式，但实际上它们是非正式的。华而不实的短语增加了词汇却减少了可读性。
从中我们可以学到什么？应当像说话那样写作，而不是相反。把你写的东西大声读出来，如果听起来矫揉造作，就修改它。
第七部分书面沟通文字叙述要有说服力
无论你怎样表述，惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照着去做。这一节我们将介绍更多的方法来提高你的文章的可读性和说服力。
语法
语法是重要的。事实上，公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”，读者也经常通过语法来理解我们的信息。
如果你十分关注文章中所运用的语法，这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书，并经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话，注意他们是如何构造句子，如何使用动词的。
坚持使用电脑的语法检查功能，直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释，确信自己已经弄懂了。然后让别人检查你的信、报告和备忘录，看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法
蜘蛛网法是简单而又有用的技巧，可以有序地组织你的信息和思想，它能够帮助你防止遗漏、重复、不切实际，以及突出你的重点内容。
要构成一个蜘蛛网∶
步骤1∶将你的论题放在中心，围绕它画图。
步骤2∶注意你要达到的目的，没有明确的目标不可能写出清晰的文章。公文的一般目的是∶为了分析为了解释为了说明
为了讨论为了建议为了呈送
为了询问为了推荐为了评论
为了感谢为了确认为了概要如果你文章的目的明确，你将能够把你的信息和想法有序地组合以适合你的目的；如果文章的目的不止一个，把它们全部找出来。
如果你需要分几部分来完成你的报告，那么对每一部分制作一个蜘蛛网，每一部分有着不同的目的。
步骤3∶头脑风暴，把你的所有信息都列出来。
如果使用相关的动词和名词，动词表示行为，他们提醒你要做什么，比如“询问的问题比问本身应该更清晰”。
如果几种思想似乎都与主题相关，把每一种思想作为一个分支。
步骤4∶检查一下你所构造的蜘蛛网，看看是否把所有的事情都包含进去了，去掉不必要的或重复的。
步骤5∶你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据，把它们突出出来。
检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁，越短越好，记住KISS原则，使文章短小精悍。
为你的思想排
序
你的思想的次序是怎样的，一旦你的蜘蛛网构造成功，信息的排序是一件非常简单的事情，只需考虑这篇文章让读者看起来富有逻辑，更有兴趣，更适合读者的口味。
步骤6∶蜘蛛网上的每一支臂膀，都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信息和结论，有许多方法可以实现这个目标∶
时间∶历史年代∶过去→现在→未来。
空间∶地理位置∶中心点→外延，如：悉尼→郊区，或者墨尔本码头→整个澳大利亚。
因果过程∶事实→原因→结果。
步骤顺序∶如：原材料→制作阶段→产品。
原理∶理论→实践，比如∶文章的可读性→短词、短句、避免专业术语，去掉不必要的短语、重复、复合句，减少句子的复杂性，包括一些短句子。
问题∶解决的可能性，比如∶超重→减肥节食，参加体育锻炼，参观健康农场。
比较和对照∶例如∶动作片与哑剧，草图与油画，紧急的与重要的。
次序∶降序∶由大到小，或升序∶由小到大。建议：
事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。
结论→建议→事实或理由：适合于那些忽略细节的读者。
结论→事实：适用于了解背景的读者和信任你的读者。
结论→事实→建议：这是一种不寻常的方法，能够抓住读者的注意力，在给出建议前，由他们自己进行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。
利益→建议或想法→理智：为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好？它们都非常有用，为了使交流更清晰更有说服力，以上述的某种方式构造你的理想模式。
文章长短适度
你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么？当你为了实现你的目的提供了必要的信息时，文章就可以结束了。为了使文章简洁，只需提供必要且必需的信息。
需要自我检查的问题
文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗？
为了达到目的有无多余的和不必要的信息？
为了达到目的，是否包含了所有重要的事情？
文章是否适合读者的需要？
我还需要更多或更少或更深入的采访吗？现在你需要的是去收集信息。
开始写作
你已经有了明确的目的，你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序，你已经收集到你需要的信息，现在开始写作。心中有读者
尽可能地明确你的读者是谁，然后选择你的词汇、支撑的信息，组织好材料以适合读者的口味。
下面这些问题应该考虑∶
你的读者已经具有了多少知识背景？你还需要提供、补充什么？
你的读者对这个问题的理解程度怎样？
关于这个主题你的读者的观点是什么？读者的观点与你的观点是否一致？
你与读者的关系怎样？
你的读者喜欢哪种交流风格？它们是正式的还是非正式的交流风格？
哪种信息技术最有可能达到你的目的，它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事，是否涉及费用、样板、个人的故事，还是一种参考性资料，你的建议是否与国家的政策相协调等等。
第七部分书面沟通说服你的读者
主体
从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。
突出你的重要信息
有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是我们已经谈论过的，使用短词、短句以及短的段落。
我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句，这就是突出你重要信息的地方，而较短的段落更是突出你的主要观点的位置。
第二种方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的开始句上，而不要跟在诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾，而把重要信息写在每段的起始句上。
前言和结尾的写作
一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。
在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。
一般来说前言有两个目的∶
抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。
前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。
即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取的行动。在你的结论部分，重申你的重要观
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